Factura de venta: qué son, cómo funcionan y qué tipos hay

¿Estás pensando en vender o comprar un producto o servicio? Es importante tener una factura de venta, ya que este documento protege tanto al comprador como al vendedor si algo sale mal con la transacción y al mismo tiempos sirve como un recibo de la compra. Sigue leyendo para conocer qué son las facturas de venta, cómo se componen y qué tipos hay. 

Puntos clave

• La factura de venta confirma la transferencia de propiedad con detalles de la transacción.
• Una factura de venta salvaguarda a ambas partes al documentar la venta y la liberación de la propiedad.
• La factura de venta puede ser necesaria para el registro, pero es simple y debe incluir detalles clave.

¿Qué es una factura de venta? 

Una factura de venta es un documento legal que registra la transferencia de propiedad de un activo a una segunda parte a cambio de dinero y sirve como prueba de compra. Por regla general, las facturas de venta son emitidas por el vendedor e incluyen los detalles de la transacción. 

Esta protege a ambas parte en caso de que surjan desacuerdos en el futuro. El documento se usa habitualmente para registrar la venta de aeronaves, automóviles, motocicletas y embarcaciones; pero también se puede usar para registrar la venta de bienes personales, como animales o muebles. En aquellas jurisdicciones donde la propiedad no depende de la posesión física de la misma, los compradores que carecen de ella usan una factura de venta como prueba de sus derechos de propiedad. 

¿Cuándo se debe utilizar una factura de venta?

Las facturas de venta se usan con mayor frecuencia cuando se vende un vehículo. En algunos estados puede ser obligatorio firmar una factura de venta cuando el vendedor es un propietario privado; por ejemplo cuando alguien vende su auto a otra persona de otro estado. 

Por lo general, resulta útil completar una factura de venta cuando se vende un artículo costoso; ya que el documento puede proporcionar un rastro claro después de pagar un artículo o recibir un pago. También protege a las partes involucradas en caso de un tema legal. Si existen ciertas condiciones para la venta, antes de que se complete, es posible crear una factura de venta condicional. 

¿Cómo se compone una factura de venta? 

Crear una factura de venta es relativamente sencillo y generalmente incluye la siguiente información: 

• Información de contacto de las partes que realizan la transacción. 
• Descripción del artículo vendido. 
• Todas las garantías ofrecidas por el vendedor. 
• Las condiciones adjuntas a la venta. 
• Fecha de transferencia. 
• Precio. 
• Cronograma de pago (si aplica).
• Firmas de las partes.

Al redactar una factura de venta es importante que se cumplan con los requisitos del estado, ya que varían de uno a otro. Por ejemplo, algunos estados requieren que solo el comprador firme el documento, mientras que otros requieren que ambos lo hagan. En otros, se requiere que el formulario esté certificado ante notario. 

Si se está vendiendo un automóvil seguramente tendrás que incluir información como la marca, modelo, año, número VIN y la lectura del odómetro. Pero si estás vendiendo equipo, es posible que necesites agregar el año y número de serie. 

Tipos de facturas de venta 

• Factura de venta absoluta: no representa ningún tipo de garantía. Este tipo de facturas de venta son documentos que ponen en evidencia cesiones, transferencias y otras garantías de bienes. 
• Factura de venta condicional: representa cualquier cesión o transferencia de bienes a una persona a modo de garantía para el pago de dinero. 

Beneficios de usar una factura de venta

Usar una factura de venta tiene muchos beneficios para el comprador y el vendedor, como:

• Para el comprador: puede proporcionar una prueba de compra si necesita devolver el artículo.
• Para el vendedor: puede ayudarlo a protegerse de la responsabilidad si algo sale mal con la transacción.
• Una factura de venta también puede ayudar a resolver cualquier disputa entre el comprador y el vendedor.
• Una factura de venta también puede ayudar a establecer una cadena de propiedad clara para un artículo. Esto puede ser útil si el artículo se pierde o es robado.
• Una factura de venta puede servir como recibo de la transacción, lo que puede ser útil tanto para las partes involucradas.

Conclusiones

Una factura de venta es un documento legal que sirve como prueba de la transferencia de propiedad de un artículo de un vendedor a un comprador. La factura de venta describe los detalles de la transacción, incluidas las identidades de las partes, descripción del artículo que se vende, el precio de venta y fecha de la transacción.

Aunque es posible que se requiera una factura de venta adecuada para registrar un artículo ante las autoridades en algunas jurisdicciones, en particular para vehículos, generalmente es un documento sencillo y directo. Por eso es muy importante asegurarse de que la información pertinente es correcta y actual. 

FAQS

¿Es lo mismo una factura de venta y un ‘invoice’? 

Una factura de venta se usa cuando se debe realizar un pago puntual y puede ser utilizada por particulares. Los ‘invoice’ se usan por empresas y autónomos y pueden tener condiciones de pago más flexibles. 

¿Cómo evitar posibles problemas con una factura de venta?

Es muy importante asegurarse de que toda la información de una factura de venta sea precisa y esté actualizada. Así se garantiza que ambas partes estén protegidas en caso de que surja un problema. También se recomienda conservar una cosa de la factura de venta para sus registros. 

¿Qué sucede si pierdo mi factura de venta?

Si pierdes tu factura de venta, aún puedes demostrar la propiedad del artículo tienes otra documentación como un recibo; sin embargo siempre es mejor guardar una copia de la factura de venta para tus registros. 

¿Se requiere una factura de venta en todos los estados?

Aunque no se requiere una factura de venta en todos los estados, siempre es una buena idea tener una independientemente de tu lugar de residencia. Una factura de venta es un documento que debes usar cada vez que vendas un artículo, ya sea propiedad física como un auto o una propiedad personal como joyas. La factura de venta ayuda a proteger al comprador como al vendedor en caso de que surjan problemas y puede ayudar a establecer una clara cadena de propiedad del artículo. 

¿Necesito una factura de venta si compro a un comerciante?

Si se compra un artículo a un comerciante, es posible que no necesites una factura de venta. Pero siempre es buena idea preguntarle si se te puede proporcionar una; de esta manera tendrás documentación si la compra sale mal. 

Fuentes del artículo

• Cornell Law School – Legal Information Institute: bill of sale 
• Adobe: Learn why you need an electronic bill of sale.
• Rocket Lawyer: Bill of Sale