Nómina: qué es

La nómina es un término con el que la mayoría de las personas están familiarizadas, trabajen o no. Se trata de un documento contable y fiscal en el que se registra el pago de los salarios de todos los empleados de una empresa. Te vamos a explicar cómo se calcula, cuántos impuestos te quitan de tu salario mensual, y otros elementos importantes.

Puntos clave

• La nómina es un documento contable y fiscal que registra el pago de salarios de los empleados
• El cálculo del salario incluye pasos como determinar el salario bruto, aplicar deducciones antes de impuestos (401(k), seguro de salud, HSA) y realizar retenciones fiscales según tablas actualizadas del IRS y la tasa de FICA
• En Estados Unidos, las horas trabajadas más allá de 40 por semana deben pagarse a una tasa de 1.5 veces la tarifa regular
• Existen distintos tipos de nómina según periodicidad, personal y circunstancias especiales

Definición de nómina

Una nómina es un elemento básico de cualquier organización. Es el documento legal de la empresa en donde se constata el salario del trabajador a cambio de las labores acordadas previo contrato. También incluye las retenciones que se le hacen y otras percepciones económicas adicionales.

La nómina es un documento legal que le sirve al empleado como prueba del salario que ha percibido y también para demostrar que se han realizado los pagos correspondientes a la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) y las retenciones de impuestos y otras que corresponda, según el caso.

La nómina incluye el seguimiento de todos los pagos hechos al trabajador, el cálculo de su salario y la distribución de efectivo que se hace directamente a sus cuentas bancarias, o, en dado caso, el envío de cheques.

Para que la nómina sea realizable, detrás de ella hay una persona con conocimientos contables, sobre la retención de impuestos, bonificaciones, el pago extra de horas, tiempo de enfermedad, así como el respectivo pago de vacaciones.

En el caso de Estados Unidos, la nómina también incluye registro de las cantidades que se deben de pagar al gobierno por Medicare, Seguro Social y los impuestos de desempleo.

De la mano de la tecnología, hay muchas empresas que ofrecen el servicio de manejo de nómina y que incluye el uso de softwares que los ayudan a gestionar sus nóminas. Con este tipo de programas, lo único que se necesita hacer es que una persona introduzca sus horarios a través de una API, a partir de ese momento su salario comienza a procesarse y luego se deposita en su cuenta bancaria.

Pago de horas extras

Según la legislatura laboral vigente en Estados Unidos, se establece que los empleados del país deben cumplir con una jornada que no supere las 40 horas de trabajo por semana. En caso de que se sobrepase esta cantidad, el empleador deberá de pagar se pagará una tasa horario de una vez y media la tarifa regular.

Esta ley no aplica para los contratistas independientes o voluntarios, porque no son considerados como empleados directos de la empresa.

Tipos de nómina

De acuerdo a información de Banco Santander, existen diversos tipos de nóminas y estas pueden clasificarse de acuerdo a la periodicidad de cada pago, el tipo de personal e incluso por algunas circunstancias especiales.

En el caso de las nóminas de circunstancias especiales, esta engloba las nóminas que incluyen las horas extras, pagos extraordinarios prorrateados o aquellas en las que se contempla una baja por enfermedad.

Partes que integran a una nómina

1.- Encabezado

• Datos del empleado
• Datos de la empresa
• Período de liquidación

2.- Devengos salariales

• Sueldo base
• Complementos
• Horas extras
• Salario en especie

3.- Devengos no salariales

• Indemnizaciones y suplidos
• Dietas
• Gastos de locomoción
• Prestaciones del Seguro Social

4.- Retenciones

• Aportaciones a la Seguridad Social
• Otras retenciones

5.- Apartado de recibido

• Firma del empleado
• Firma y sello de la empresa

Cómo se calculan los impuestos sobre la nómina

Todo dependerá del giro de tu negocio y de las leyes locales, pero aquí te va una explicación a manera general. Estos son los pasos:

1.- Calcular el salario bruto

Para lograrlo se usa la tasa de pago y los períodos de pago programados. La mayoría de las empresas en Estados Unidos pagan a sus empleados semanalmente, cada dos semanas o una vez al mes. Se calculan las horas trabajadas por el período de pago por su tasa de pago por horas.

Otra opción es dividir tu salario anual por el número de períodos de pago en el año.

2.- Deducciones antes de impuestos

Al salario bruto se le descuentan las deducciones. Aquellas que se aplican antes de la deducción de impuestos, son:

• 401(k) y algunos planes de jubilación
• Planes de seguro de salud
• Contribuciones a la Cuenta de Ahorros para la Salud (HSA) o a la Cuenta de Gastos Flexibles (FSA)
• Algunos planes de seguro de vida

3.- Deducciones antes de impuestos

La tasa impositiva de la FICA es del 7.65 %, de la cual se asigna el 1.45% para Medicare y el 6.2% para los impuestos del Seguro Social.

Los impuestos federales se calculan usando las tablas impositivas del Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés). Estas van cambiando cada año, ya que se ajustan de acuerdo a la inflación.

4.- Deducciones voluntarias

Estas pueden incluir:

• Contribuciones al plan Roth 401(k)
• Planes de seguro de vida
• Planes de seguro por discapacidad a largo plazo
• Embargos de salario
• Cuotas sindicales

¿Existe alguna diferencia entre nómina y salario?

El salario se refiere a la cantidad que recibe un empleado por las labores que realiza para una empresa, estoy incluye bonos, algunas acciones y comisiones. En cambio, la nómina hace referencia al registro de todos estos pagos, que se incluyen dentro de la nómina.

Beneficios de una nómina

• Te permite tener un mayor control financiero
• Garantiza el cumplimiento legal de tus pagos
• Te ayuda a optimizar tus recursos

Conclusión

La nómina es un elemento clave en cualquier organización, ya que funciona como un registro legal y financiero que detalla los pagos a los empleados, las retenciones fiscales y las percepciones adicionales. Su correcta elaboración garantiza no solo el cumplimiento de las obligaciones legales, como el pago de impuestos y aportaciones al Seguro Social, sino también la transparencia en la relación laboral entre empleadores y trabajadores. Además, la tecnología ha facilitado su gestión mediante software especializado, lo que optimiza procesos y reduce errores.

Comprender cómo se calcula una nómina y las retenciones asociadas es esencial tanto para empleadores como para empleados. Factores como el salario bruto, las deducciones fiscales y las voluntarias, así como los pagos por horas extras, son aspectos fundamentales en este proceso. Conocer las partes que integran una nómina, desde el encabezado hasta las retenciones y firmas, permite garantizar que los pagos reflejen fielmente los derechos y obligaciones laborales. Este conocimiento es especialmente valioso en países como Estados Unidos, donde existen normas específicas como las retenciones de FICA y las tasas para Medicare y Seguro Social.

En última instancia, una nómina bien gestionada no solo es una herramienta administrativa, sino también un beneficio para las organizaciones y sus colaboradores. Permite un control financiero más eficiente, asegura el cumplimiento de las leyes vigentes y fortalece la confianza en el entorno laboral. Al implementar soluciones tecnológicas y comprender las leyes locales, las empresas pueden garantizar que sus nóminas cumplan con los estándares más altos de precisión y transparencia, generando un impacto positivo en la satisfacción y productividad de sus equipos.

FAQs

¿Qué factores afectan el monto de mi nómina?

Factores como el salario base, horas extras, bonificaciones, deducciones fiscales, seguros y contribuciones voluntarias influyen en el resultado final.

¿Cómo se calculan las horas extras?

En Estados Unidos, las horas trabajadas más allá de 40 por semana se pagan a una tasa de 1.5 veces la tarifa regular, salvo excepciones específicas.

¿Qué impuestos se retienen de mi salario?

En Estados Unidos, se retienen impuestos federales, estatales, FICA (Medicare y Seguro Social) y, en algunos casos, impuestos locales.

¿Por qué mi nómina varía de un período a otro?

Puede deberse a cambios en las horas trabajadas, bonificaciones, deducciones adicionales o ajustes fiscales.

¿Qué son los devengos no salariales?

Son ingresos no relacionados con el salario, como dietas, gastos de locomoción o prestaciones del Seguro Social.

¿Qué leyes regulan la nómina en Estados Unidos?

Leyes como la Fair Labor Standards Act (FLSA), que regula el pago de horas extras, y las normas del IRS sobre impuestos.

Fuentes

• Investopedia
• Bancomer
• Santander