Acuerdo de confidencialidad (NDA): qué es, tipos y requisitos

Los acuerdos de confidencialidad o NDA por sus siglas en inglés son útiles en una gama de situaciones, ya que pueden ser un documento clave en prácticamente cualquier negociación en la que una de las vaya a compartir su información confidencial con otra; pero es clave entenderlos para su buen diseño y funcionamiento. Sigue leyendo para conocer más a detalle qué son los acuerdos de confidencialidad (NDA), cómo funcionan, tipos, requisitos y más. 

Puntos Clave

• Los acuerdos de confidencialidad reconocen una relación confidencial entre dos o más partes y protege la información que comparten a terceros.
• Los acuerdos de confidencialidad también puede denominarse NDA.
• Los acuerdos mutuos y no mutuos son dos tipos principales de acuerdos de confidencialidad.
• Romper un acuerdo de confidencialidad puede tener varias consecuencias según la aplicabilidad del documento original que se firmó.

¿Qué es un acuerdo de confidencialidad (NDA)?

Los NDA son contratos legalmente exigibles que generan una relación confidencial entre una persona que tiene información confidencial y una otra que obtendrá acceso a la misma. Una relación confidencial significa que una o ambas partes tienen el deber de no compartir dicha información. 

Los acuerdos de confidencialidad, también son conocidos como acuerdos de no divulgación y acuerdos de privacidad, se centran específicamente en la privacidad de un individuo u organización que difiere de otros contratos comerciales como los acuerdos de servicio o ventas; los cuales se centran en los términos y condiciones del servicio o las transacciones. 

¿Para qué se usan los acuerdos de confidencialidad?

Los acuerdos de confidencialidad crean un marco legal para proteger que ideas e información sean robadas o compartidas con competidores o terceros. Romper un NDA desencadena una serie de ramificaciones legales como demandas, sanciones financieras e incluso cargos penales. Los acuerdos de confidencialidad ofrecen un nivel de protección, para que incluso las infracciones accidentales estén cubiertas y hay tres funciones vitales de un NDA: 

1. Identificar información protegida

Al establecer una línea entre la información que es confidencial y la que se puede compartir, los NDA clasifican la información. Esto permite a las partes trabajar libremente dentro de los límites creados por el acuerdo de confidencialidad.

2. Proteger información confidencial

Al firmar un NDA se crea una obligación legal de mantener la confidencialidad de la información sensible. Cualquier filtración de esa información constituye un incumplimiento del contrato.

3. Protección de derechos de patente

Ya que la divulgación pública de una invención pendiente a veces puede anular los derechos de patente, un acuerdo de confidencialidad puede proteger a un inventor mientras desarrolla su nuevo producto o concepto.

Tipos de acuerdos de confidencialidad

Aunque todos los acuerdos de confidencialidad se realizan con el propósito de proteger información sensible, no todos son iguales. Hay 5 tipos de NDA que se usan con mayor frecuencia para hacer cumplir la confidencialidad, de acuerdo a la relación entre las partes involucradas. También varían según la cantidad de personas incluidas en el acuerdo y el tiempo que se necesita para que el mismo permanezca vigente. Los tipos más comunes de acuerdos de confidencialidad son: 

1. Acuerdo de confidencialidad mutuo

Este es un contrato vinculante que funciona en ambos sentidos; es decir, ambas partes acuerdan mantener la información confidencial. 

2. Acuerdo de confidencialidad no mutuo

Este contrato también es conocido como NDA unilateral o unidireccional y cubre situaciones en las que solo una parte (el divulgador) comparte información confidencial con otra o varias partes (receptores), los cuales están obligados contractualmente a mantener la información en secreto. 

3. Acuerdo de confidencialidad multilateral

Estos contratos cubre a tres o más partes que comparten información confidencial. Una o más artes pueden divulgar la información sensible y todas las partes receptoras se comprometen a protegerla. Cuando hay muchas partes involucradas, este tipo de acuerdos de confidencialidad puede ser más eficientes que establecer acuerdos separados. 

4. Acuerdo de confidencialidad con rescisión

Estos son acuerdos de confidencialidad de que vencen. Después de un período de tiempo acordado, la parte que divulga libera a la parte receptora del acuerdo y este termina en una fecha especifica o cuando termina la relacional comercial. 

5. Acuerdo de confidencialidad sin rescisión

Este tipo de acuerdo de confidencialidad no vence y la parte receptora está obligada a mantener la información en secreto mientras las partes trabajan juntas o hasta que la información se haga pública. 

¿Cuándo se necesita un acuerdo de confidencialidad?

En algunos momentos se debe compartir información confidencial con personas o entidades, ya sea que se esté buscando inversores, contratando nuevos empleados o buscando nuevos socios o colaboradores. Los acuerdos de confidencialidad garanticen que se avance en los procesos de forma segura. Aquí te presentamos cinco situaciones que pueden generar la necesidad de un acuerdo de confidencialidad:

• Para empleados: debido a su acceso a información confidencial, se puede asegurar de que los empleados no puedan compartir datos confidenciales de la organización mientras están en el trabajo o una vez que se van.
• Para socios: durante las negociaciones con un nuevo socio o inversor, se puede asegurar de que la información compartida durante estas conversaciones esté protegida.
• Para nuevos clientes: cuando se incorpora un nuevo cliente, la organización puede tener acceso a la información confidencial de esa empresa. Un acuerdo de confidencialidad puede proteger a la organización al identificar qué información no se puede compartir para que no haya una exposición accidental o responsabilidad legal.
• Para productos: cuando una organización entra en la venta o licencia de un producto o tecnología, debe asegurarse de que todos los datos que está divulgando, como material técnico, financiero u otro material patentado, no se puedan compartir con terceros.
• Para fusiones y adquisiciones: al vender una empresa, la información financiera y operativa confidencial debe compartirse no solo con la entidad que la compra, sino también con intermediarios y corredores. Un acuerdo de confidencialidad garantiza que los datos estén protegidos.

Requisitos para un acuerdo de confidencialidad

Los NDA se pueden ajustar para cualquier situación, pero hay algunos elementos esenciales que se consideran dentro de un acuerdo de confidencialidad: 

1. Partes involucradas

Describe a los involucrados como parte divulgadora y receptora, o la parte con la información y quien la recibe respectivamente. 

2. Confidencialidad

Define el significado de “confidencialidad” e incluye datos, información o cualquier otra nota compartida. Una cláusula clave para la parte divulgadora es que todos los documentos intercambiados se considerarán “confidenciales” en lugar de solo aquellos que se especifican como tal, ya que puede haber una situación en la que el divulgador no marque alguna información como “confidencial”. 

3. Excepciones a la confidencialidad 

Los acuerdos de confidencialidad generalmente excluyen cierta información, lo que no equivale a una violación del NDA y algunas de estas son: información de dominio público, información que la parte divulgadora compartió antes de firmar el acuerdo, información recibida por la parte receptora de un tercero, en el que este tercero no estaba obligado a mantener la información confidencial y la información que estaba en posesión legal de la parte receptora antes de la firma del NDA. 

4. Divulgación de la información

Por lo general, el acuerdo de confidencialidad definirá el objetivo del mismo. Incluye al divulgador y otros partes a quienes se les pueda dar la información para su evaluación. La parte receptora puede divulgar la información a sus equipos. 

5. Destrucción de materiales

La parte divulgadora puede incluir una disposición que establezca que toda la información, tanto físicos como electrónicos, deben destruirse si las partes terminan su contrato. Pero generalmente, es la parte receptora quien negocia esta cláusula y llega puede llegar a la conclusión de que la destrucción de estos registros no se aplica a su mantenimiento de registros internos.

6. Período de cumplimiento o terminación de la confidencialidad

El acuerdo de confidencialidad especificará definitivamente el período de vigencia del mismo. Por lo general, un NDA está vigente por un periodo de uno o dos años y a veces las partes acuerdan rescindirlo al finalizar la transacción. 

7. Disposiciones de restricción

Los acuerdos de confidencialidad también incluyen disposiciones de no solicitación y restringen a la parte receptora de acercarse y solicitar a cualquier empleado de la parte divulgadora. Algunas veces también se impide a la parte divulgadora acercase a clientes que la parte receptora no tendría en el curso normal de sus negocios. 

8. Ley aplicable y jurisdicción

Menciona que el acuerdo se regirá por un organismo estatal y el lenguaje de conducta para los procedimientos judiciales en caso de cualquier disputa sobre confidencialidad. 

9. Implicaciones por incumplimiento

Esta parte es muy común y no existe un arreglo adecuado por el incumplimiento de la confidencialidad de la parte receptora. La parte divulgadora mantiene una disposición de solicitar una orden judicial y un cumplimiento específico y otras compensaciones sobre una base real. 

¿Cuáles son las limitaciones de un acuerdo de confidencialidad?

Aunque los NDA pueden ser una forma de protección, no siempre son infalibles y entre sus limitaciones encontramos: 

1. Jurisdicción

Incluso si el contenido está detallado en un acuerdo de confidencialidad, el documento puede tener un poder limitado. Algunos estados tienen leyes particulares vigentes que establecen límites sobre la aplicabilidad de un acuerdo de confidencialidad, especialmente si se le pide a una persona que mantenga en confidencialidad información ilegal. 

2. Alcance

Las inclusiones o exclusiones son otra área que puede limitar un acuerdo de confidencialidad. Estos documentos solo pueden aplicarse a la información que se define explícitamente en él. Es vital tener claro qué está cubierto y qué no antes de emitir o firmar un NDA. Es importante asegurarse que haya explicaciones bien definidas para términos como información financiera, secretos comerciales y propiedad intelectual para que no haya malentendidos sobre lo que se incluye en el alcance del acuerdo de confidencialidad, ya que las definiciones que se consideren demasiado amplias pueden no ser exigibles.

3. Período de tiempo

Los acuerdos de confidencialidad generalmente se aplican a un período de tiempo determinado. Una vez que haya transcurrido la duración especificada, es posible que no se esté legalmente obligado a cumplir con los términos del acuerdo original.

Conclusiones

En situaciones que requieren una estricta confidencialidad, empresas y personas pueden crear un NDA. Al firmar un acuerdo de confidencialidad las partes aceptan que no competirán información sensible con competidores, el público o medios de comunicación. Las empresas suelen usar acuerdos de confidencialidad cuando negocio o construyen relaciones con otras empresas y sirven como una forma de protección legal, que ofrece consecuencias definidas y ejecutables. 

FAQs

¿Qué es la información confidencial?

Un acuerdo de confidencialidad definirá qué constituye información confidencial. Las partes pueden tener una idea clara de lo que desean proteger, en cuyo caso la definición podría limitarse a eso; sin embargo, lo más común es que la definición se mantenga muy amplia. La definición generalmente también deja en claro qué no constituye esa información; por ejemplo, información que ya conocía el destinatario.

¿Cuáles son las consecuencias de violar un acuerdo de confidencialidad?

Los acuerdos de confidencialidad son contratos legalmente vinculantes, lo que significa que una parte que viole el acuerdo al compartir información confidencial puede enfrentar graves consecuencias. La principal preocupación en la mayoría de los casos de violaciones de un NDA es financiera. Las demandas pueden resultar en fuertes sanciones y largas batallas judiciales; además de un posible daño a la reputación, lo que podría dificultar el trabajo con futuros empleadores o socios.

¿Cuánto duran los acuerdos de confidencialidad?

Algunos acuerdos de confidencialidad expiran después de un tiempo determinado, una fecha específica por ejemplo, o cuando finaliza un proyecto o una relación comercial en particular. Luego, la parte divulgadora libera a la parte receptora del acuerdo. Los acuerdos de confidencialidad no terminantes, por otro lado, nunca expiran y la parte receptora está obligada a mantener la información confidencial mientras las partes trabajen juntas o hasta que la información esté disponible públicamente. 

¿Todas las empresas necesitan un acuerdo de confidencialidad?

No y los acuerdos de confidencialidad no son apropiados para todas las situaciones. Es importante entender que hay leyes locales con respecto a los NDA y algunos son más beneficios que otros. 

Fuentes del artículo

• Cornell Law School – Legal Information Institute: non-disclosure agreement (NDA)
• Priori Legal: Non-Disclosure Agreements
• National Whistleblower Center: Non-Disclosure Agreements and Whistleblowers
• Rocket Lawyer: Non-Disclosure Agreement (NDA)
• Harvard Business Review: Understanding Your NDA (and When It Can Be Broken)