Adquisiciones: qué es

Las adquisiciones son un componente estratégico esencial en la gestión empresarial moderna. Más allá de la compra directa de bienes y servicios, este proceso implica actividades complejas como la planificación, selección de proveedores, negociación y evaluación continua. Su impacto abarca desde el mantenimiento de operaciones internas hasta la mejora de la competitividad de la empresa, consolidándose como una práctica clave en cualquier industria. Sigue leyendo para conocer más a detalle qué son las adquisiciones, cómo funcionan, qué implican y más.

Puntos clave

• Las adquisiciones incluyen tanto bienes como servicios esenciales para las operaciones empresariales.
• El proceso de las adquisiciones abarca desde la identificación de necesidades hasta el pago final.
• Existen cuatro tipos principales de adquisiciones: directas, indirectas, de bienes y de servicios.
• La gestión estratégica de adquisiciones mejora costos, calidad y relaciones con proveedores.
• Un profesional de adquisiciones asegura la eficiencia y reduce riesgos en la cadena de suministro.

¿Qué son las adquisiciones?

El término “adquisiciones” abarca todos los elementos del proceso de compras de una empresa y si bien implica la compra literal de bienes, servicios y propiedades, la gestión de adquisiciones va mucho más allá e incluye a su vez la planificación estratégica.

El proceso de adquisiciones influye en varias funciones empresariales y requiere un dominio de la gestión de la cadena de suministro, el cumplimiento de los objetos de compras y la obtención de materias primas. Es por esto, que los profesionales de adquisiciones tienen una gran demanda y muchas empresas incluso cuentan con su propio departamento de adquisiciones dirigido por un director.

Independientemente del tamaño o la industria, ninguna empresa es completamente autosuficiente. Todas depende de la compra de bienes y servicios proporcionados por proveedores externos, con el fin de mantener las opera internas o la fabricación de productos para vender.

¿Cómo funcionan las adquisiciones?

El proceso de adquisiciones generalmente implica una serie de pasos que las empresas deben seguir y entre ellos están:

• Identificar los bienes y/o servicios que se necesitan.
• Encontrar proveedores.
• Solicitar cotizaciones y completar solicitudes de compra.
• Negociar términos y costos con los proveedores.
• Recibir los artículos relevantes y enviar el pago.

Una empresa pequeña puede que solo tenga una persona que se encargue de la adquisición de todos los bienes y servicios, pero las más grandes pueden tener un equipo de personas especializadas en tratar con diferentes proveedores o en brindar apoyo a grupos empresariales específicos.

Es importante tener en cuenta que las adquisiciones no consisten en una serie de actos aislados, es más bien un proceso continuo. Por ejemplo, generalmente las empresas apuntan a establecer relaciones con proveedores clave que los ayuden a obtener el mejor servicio y los costos más bajos posibles; lo que en última instancia se traduce en márgenes de ganancia más altos.

Por otro lado, las empresas también pueden requerir realizar controles de garantía de calidad y análisis de desempeño regulares, con el fin de asegurarse de que los proveedores cumplen de forma constante con las expectativas.

Tipos de adquisiciones

Las adquisiciones se pueden clasificar de diferentes maneras, pero hay cuatro que se usan con más frecuencia.

1. Adquisiciones directas

La obtención de todo lo que se requiere para producir un producto final. Para las empresas manufactureras, esto incluye materias primas y componentes. Para los minoristas, incluye cualquier artículo comprado a un mayorista para revenderlo a los clientes.

2. Adquisiciones indirectas

Generalmente implica compras de artículos que son esenciales para las operaciones diarias, pero que no contribuyen directamente al resultado final de la empresa. Aquí se puede incluir artículos como suministros de oficina, muebles, campañas de publicidad, servicios de consultoría y el mantenimiento de equipos.

3. Adquisiciones de bienes

La adquisición de artículos físicos, pero también puede incluir artículos como suscripciones de software. Generalmente, las adquisiciones eficaces de bienes se basa en buenas prácticas de gestión de la cadena de suministro y puede incluir adquisiciones directas e indirectas.

4. Adquisiciones de servicios

Se centra en la adquisición de servicios basados en personas. Dependiendo de la empresa, esto puede incluir el pago de contratistas individuales, mano de obra contingente, servicios de seguridad o bufetes de abogados. Puede incluir adquisiciones directas como indirectas.

Etapas de las adquisiciones

El proceso de las adquisiciones se puede dividir en tres etapas distintas y a continuación revisamos cada una.

1. Etapa de abastecimiento

Esta etapa de las adquisiciones cubre los pasos iniciales en los que la empresa identifica sus necesidades, crea una solicitud de compra y evalúa a los proveedores. Incluso después de que se completen los primeros pasos de la etapa de abastecimiento, es una buena práctica para construir relaciones sólidas con los proveedores, ya que así se puede establecer una base para estos aprendan de los socios, mejores los productos, procesos y se desarrolle confianza entre ambas partes.

2. Etapa de compra

Esta etapa de las adquisiciones incluye la negociación de términos, la creación de pedidos, la recepción y la inspección de los bienes y servicios.

3. Etapa de pago

En esta etapa de las adquisiciones el departamento de cuentas por pagar realiza una conciliación tripartita para garantizar la precisión de los pedidos y las facturas. Una vez hecho esto, se puede aprobar la factura y se organiza el pago. Es importante llevar registros de todas las facturas, pedidos y pagos, así como mantenerlos cuidadosamente.

Licitación competitiva y adquisiciones

La licitación competitiva es un método de adquisición que implica invitar a varios proveedores a presentar propuestas y ofertas para proporcionar un bien o servicio. Normalmente el equipo de compras de una empresa emite una solicitud de propuesta detallada, la cual descubre sus requisitos, cronograma y criterios de selección.

Los proveedores interesados luego presentan ofertas selladas, que se abren y evalúan de forma simultánea. Esto tiene como objetivo fomentar la competencia entre proveedores, para asegurar el mejor precio posible; pero la licitación competitiva también permite que los compradores evalúen factores como la calidad, la reputación del proveedor, el tiempo de venta y el soporte posventa.

Este enfoque se usa regularmente en compras de alto valor, adquisiciones del sector público o proyectos complejos; para así poder garantizar la transparencia y la competencia justa. Sin embargo, puede requiriéndoselos mucho tiempo y recursos, por lo que es importante que las empresas evalúen los posibles beneficios frente a los costos administrativos.

¿Qué hace un profesional de adquisiciones?

Un error común que se comete es pensar el papel de un profesional de adquisiciones se centra solo en obtener bienes y servicios en respuesta a las necesidades de una organización; sin embargo, su función no se limita a esto. La función de un profesional de adquisiciones es adquirir productos o servicios en el lugar correcto, por el precio adecuado, con la calidad y cantidades correctas y entregados en el momento justo. Entre sus responsabilidades están:

1. Gestión del proceso de adquisición y base de suministro

Incluye la identificación de oportunidades que pueden agregar valor como la selección de proveedores, el logro de los objetivos de la organización a través de una comunicación eficaz y la gestión de operaciones internas como el mantenimiento de políticas.

2. Creación de estrategias eficaces de adquisición

Respalda los objetivos de la organización por medio del seguimiento de los mercados y las tendencias de suministro, así como de la identificación de materiales críticos y el apoyo a la organización para convertirse en una base de suministro competitiva.

3. Abastecimiento estratégico

El análisis y alcance del mercado para identificar rutas de suministro críticas, que respalden la estrategia de compras y a la organización.

4. Gestión de categorías

Gestión de gasto en áreas específicas y conocimiento de los productos básicos necesarios para proteger a la organización.

5. Desarrollo de relaciones sólidas con la organización

Esto puede ser de ayuda al departamento de marketing con información sobre nuevas ideas, la supervisión del rendimiento de los proveedores, así como el conocimiento de la capacidad y evolución de la tecnología de productos y procesos.

6. Gestión de la relación con proveedores

Análisis y retroalimentación continua a los proveedores para mejorar la relación de trabajo en beneficio de ambas partes.

7. Mitigación de riesgos

Precalificación y análisis continuo de proveedores y actividades dentro de la cadena de suministro, con el objetivo de mitigar los riesgos de factores importantes que podrían afectar las actividades y los resultados de la organización.

8. Desarrollo de contratos

Establecimiento de contratos legales entre las organizaciones compradoras y vendedores, con el objetivo de proteger los intereses de los involucrados.

9. Negociaciones

Capacidad de negociar con los proveedores para establecer resultados que benefician a ambas partes y al mismo tiempo, que sean respondan a las necesidades de la organización.

Conclusiones

Las adquisiciones son más que un simple acto transaccional, es un proceso estratégico que impacta directamente en el éxito empresarial. Al optimizar este proceso, las empresas pueden garantizar una mejor relación calidad-precio, establecer alianzas estratégicas con proveedores y mantener la estabilidad en su cadena de suministro.

Un enfoque bien gestionado en adquisiciones no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también contribuye a mitigar riesgos, aprovechar oportunidades de mercado y fortalecer la posición competitiva de la organización. Con el apoyo de profesionales capacitados, las empresas pueden maximizar el valor de cada decisión de compra y construir una base sólida para el crecimiento sostenible.

FAQs

¿Qué son las adquisiciones?

Las adquisiciones son el proceso de compra de los bienes y servicios que una empresa necesita para operar como materias primas, equipos y servicios comerciales. Implica actividades como la identificación de requisitos, la selección de proveedores, la negociación de contratos y la gestión de pedidos y pagos para obtener el mejor valor para la empresa.

¿Las adquisiciones son diferentes a las compras?

Las adquisiciones se diferencian de las compras directas en varios aspectos, pero su principal diferencia es que las adquisiciones tienen un enfoque a largo plazo para adquirir bienes y servicios, y la compra implica obtener a corto plazo productos y servicios.

¿Por qué las adquisiciones son importantes en los negocios?

La misión principal de un departamento de adquisiciones es adquirir los bienes que una empresa necesita al mejor precio y en las mejores condiciones. Los profesionales de adquisiciones se destacan en la construcción de relaciones con los proveedores, la negociación de términos ventajosos. Cuando se tiene un proceso de adquisición optimizado, las organizaciones aumentan los ahorros de costos, minimizan los gastos innecesarios y analizan cómo y dónde se utilizan los presupuestos de manera más eficiente.

¿Cuál es un ejemplo de adquisición?

Un ejemplo de adquisición es un fabricante que obtiene y compra las materias primas necesarias para producir sus productos, como un fabricante de zapatos que adquiere piel, caucho y componentes metálicos. Este proceso implica identificar proveedores, negociar contratos, realizar pedidos y gestionar la entrega de estos materiales para garantizar un suministro constante para la línea de producción.

Fuentes del artículo

• Amazon Business: What is Procurement and How Does it Work?
• IBM: What is procurement?
• Michigan State University: What is Procurement Management?
• SAP: What is procurement? A comprehensive guide 
• Tipalti: Procurement Process Steps & Stages