Per Diem: qué es
Muchas empresas y empleados prefieren un per diem fijo, antes del requisito de presentar cuentas de gastos detallados; conoce más a fondo qué es

Un per diem es una asignación diaria que se paga a un empleado para cubrir los gastos en los que incurre durante un viaje de negocios. Crédito: Jenari | Shutterstock
- Puntos clave
- ¿Qué es un per diem?
- ¿Cómo funciona el per diem?
- 1. Tarifa fija por día
- 2. Pago parcial por día
- 3. Reembolso de bolsillo
- ¿Qué cubre el per diem?
- ¿Cuáles son las tarifas de per diem?
- 1. Administración General de Servicios (GSA)
- 2. Departamento de Defensa de EE.UU.
- 3. Departamento de Estado de EE.UU.
- Tarifa per diem 2025 de la GSA
- ¿Cómo se calcula el per diem en el lugar de trabajo?
- ¿Cómo se paga el per diem?
- Conclusiones
- FAQs
- ¿Cuándo se pagan impuestos por los pagos per diem?
- ¿Los viáticos son deducibles de impuestos para los empleadores?
- ¿Por qué las tarifas per diem difieren según la ubicación?
- Fuentes del artículo
El término “per diem” se refiere a una asignación diaria destinada a cubrir los gastos relacionados con viajes de trabajo, como alojamiento, comidas y gastos imprevistos. Esta práctica, que beneficia tanto a empleados como a empleadores, permite a los trabajadores viajar sin usar su propio dinero, al tiempo que las empresas gestionan de manera eficiente los costos de viaje. Aunque no es obligatorio para las empresas, el per diem se ha convertido en un estándar en muchas industrias debido a su flexibilidad y utilidad. Sigue leyendo para conocer más detalle qué es el per diem, su funcionamiento y más.
Puntos clave
- El per diem puede ser una tarifa fija, parcial o un reembolso basado en recibos.
- Cubre principalmente alojamiento, comidas y gastos imprevistos, pero no transporte.
- Las tarifas del per diem pueden variar según ubicación, tipo de viaje y estándares gubernamentales.
- Los pagos pueden realizarse mediante reembolsos, asignaciones fijas o tarjetas corporativas.
- Cumplir con los requisitos del IRS sobre el per diem es clave para evitar impuestos y maximizar deducciones fiscales.
¿Qué es un per diem?
Un per diem básicamente es una asignación diaria que se le da a los empleados para cubrir los gastos de viaje relacionados con el trabajo. Per diem viene del latín y se traduce como “por día”. Proporciona a los empleados una cantidad fija de dinero para cubrir los gastos diarios, incluidos el alojamiento, comidas y gastos imprevistos.
El per diem también puede limitarse a cubrir solo las comidas y gastos imprevistos. Los empleados aprecian el per diem, o viáticos, porque les permite viajar por negocios sin gastar dinero de su bolsillo; sin embargo, la empresa no está obligada a proporcionar un per diem a los trabajadores.
¿Cómo funciona el per diem?
1. Tarifa fija por día
Un per diem fijo es una cantidad diaria predeterminada que se proporciona para cubrir los gastos y este generalmente se calcula en función de factores como la época del año, estándares de la industria y la ubicación. Las tarifas fijas ofrecen a los empleados la flexibilidad de gastar como consideren conveniente dentro de la asignación que tienen y generalmente eliminan la necesidad de presentar recibos o documentación para cada gasto.
2. Pago parcial por día
En algunos casos, los empleadores pueden ofrecer un per diem parcial; lo que significa subir una parte de los gastos diarios mientras que el miembro del equipo es responsable del resto. Por ejemplo, para viajes de un solo día, una empresa puede dar a su empleado un per diem para las comidas; pero esperar que él administre sus gastos inesperados. Los pagos parciales también son comunes para el primer y último día de un viaje de negocios más largo, cuando un empleado puede pasar parte de su día en la oficina.
3. Reembolso de bolsillo
Este tipo de per diem implica que los empleados paguen ellos mismos los gastos relacionados con el trabajo y manden los recibos al empleador. Si bien esta opción requiere más papel y mantenimiento de registro, puede ser un enfoque útil cuando los empleados tienen gastos únicos o inusuales que no se ajustan a la tarifa diaria estándar de una empresa.
¿Qué cubre el per diem?
Los empleados no pueden recibir un per diem para cubrir los gastos de transporte o el reembolso de millas, aplican a tres tipos de gastos:
- Alojamiento
- Comidas
- Gastos imprevistos
Los empleados reciben el viático completo si necesitan un reembolso por alojamiento, así como por comidas o gastos imprevistos (M&IE). Por ejemplo, si un empleado que trabaja en Texas tiene que viajar a Nueva Jersey durante el fin de semana, podría recibir un per diem completo para cubrir el costo de alojamiento, comida y gastos imprevistos.
Se puede pagar a los empleados una tarifa per diem menor que solo cubra M&IE si no tienen que pagar por el alojamiento; por ejemplo, si un empleado se queda con su familia, solo le daría viáticos para comidas y gastos imprevistos.
¿Cuáles son las tarifas de per diem?
Aunque la ley no lo exige, los empleadores a menudo hacen referencia a las tarifas per diem estándar que usa el gobierno federal para reembolsar a sus propios empleados. Dependiendo del tipo de viaje hay 3 tarifas que se pueden usar, cada una mantenida por una agencia federal diferente:
1. Administración General de Servicios (GSA)
- Tipo de viaje: nacional (Estados Unidos continental).
- Área: 48 estados contiguos y el Distrito de Columbia.
2. Departamento de Defensa de EE.UU.
- Tipo de viaje: Nacional (no continental de los Estados Unidos).
- Área: Alaska, Hawái, territorios de EE. UU.
3. Departamento de Estado de EE.UU.
- Tipo de viaje: internacional (global).
- Área: cualquier país fuera de Estados Unidos.
Los per diem de GSA se desglosan por asignaciones de alojamiento, gastos de comida e imprevistos (M&IE). Las tarifas de alojamiento se actualizan cada año en función de los datos de costo promedio diario de la industria hotelera; mientras que las tarifas de M&IE se actualizan en función de las recomendaciones del Comité Asesor de Viajes del Gobierno.
Tarifa per diem 2025 de la GSA
- Alojamiento: $110 dólares
- M&IE: $68 para áreas estándar y $68 – $92 para áreas no estándar.
Hay que tomar en cuenta que las tarifas para estados y localidades pueden diferir de la tarifa estándar en función del costo de vida en esas áreas.
¿Cómo se calcula el per diem en el lugar de trabajo?
Las empresas usan diferentes métodos para calcular y distribuir los pagos de per diem; algunas prefieren proporcionar a los empleados una tarjeta de crédito de la empresa, que cubre la totalidad o parte de sus gastos de viaje. Otras pueden emitir una tarifa diaria fija o dejar que los empleados paguen de su bolsillo y soliciten el reembolso después.
Por ejemplo, una empresa puede tener un per diem de $150 dólares para cubrir las comidas y alojamiento y el empleado es responsable de cualquier costo adicional. Este enfoque ayuda a garantizar que los empleados reciban una compensación justa.
¿Cómo se paga el per diem?
Los empleadores tienen algunas opciones al decidir cómo pagar el per diem a sus empleados, como:
- Reembolsos: los empleados envían un informe de gastos después de que finaliza el viaje y generalmente deben incluir recibos para verificar los montos en el informe. Luego, el empleador proporciona el reembolso en el próximo período de pago o como un cheque de pago individual.
- Tarjeta de crédito corporativa: los empleados pueden recibir una tarjeta de crédito corporativa en la que cargar sus gastos.
- Asignación fija: los empleadores pueden dar dinero en efectivo o un cheque antes de que el empleado se vaya de viaje y esperar que todos los gastos estén cubiertos por esa cantidad.
Conclusiones
El per diem es una herramienta práctica que facilita los viajes laborales, asegurando que los empleados puedan enfocarse en sus responsabilidades sin preocuparse por gastos personales. Al mismo tiempo, las empresas pueden optimizar su gestión financiera al establecer límites claros y métodos de pago eficientes.
Si bien las tarifas varían según factores como la ubicación y el costo de vida, su correcta implementación ayuda a mantener el balance entre cubrir las necesidades del empleado y manejar los recursos empresariales. Por ello, tanto empleadores como empleados deben comprender las reglas, límites y beneficios asociados al per diem para aprovechar al máximo esta política.
FAQs
¿Cuándo se pagan impuestos por los pagos per diem?
De acuerdo al IRS, los pagos per diem estarán sujetos a impuestos para el empleado cuando no se presenta ningún informe de gastos al empleador, el informe de gastos presentado no incluye la fecha, la hora, el lugar, el importe y el propósito comercial del gasto, se le da un importe fijo al empleado y no se requiere ningún informe de gastos o se paga un viático que excede la tasa federal estándar permitida.
¿Los viáticos son deducibles de impuestos para los empleadores?
La asignación de per diem es deducible de impuestos para los empleadores. Si se cumplen los criterios estándar, las empresas pueden aprovechar fácilmente la deducción de impuestos por viáticos cuando presentan impuestos. Los empleadores pueden recuperar hasta el 50% de los gastos per diem en comidas e imprevistos. El alojamiento y el hospedaje son totalmente deducibles siempre que los costos se encuentren por debajo de los límites estandarizados. Pero para aprovechar las deducciones fiscales, los empleadores deben asegurarse de obtener todos los informes de gastos y guardarlos de forma segura para su presentación.
¿Por qué las tarifas per diem difieren según la ubicación?
Las tarifas per diem varían según la ubicación porque no todo cuesta lo mismo en todas partes. En términos generales, las tarifas de viáticos para una ubicación en particular se determinan según el costo de vida requerido en esa ubicación.
Fuentes del artículo
- Oracle NetSuite: What Does Per Diem Mean? What Are the Per Diem Rates?
- IRS: Per Diem Rates Frequently Asked Questions
- U.S. General Services Administration: Frequently asked questions, per diem
- U.S. General Services Administration: Per diem rates
- Defense Travel Management Office: Per Diem
- U.S. Department of State: Foreign Per Diem Rates