Qué es KPI

La vida actual del ser humano está llena de indicadores y sirven para medir el rendimiento de un sinfín de cosas y actividades. Te vamos a explicar más a detalle de qué se trata, cómo puedes implementar estar medidas, cuántos tipos hay y algunas preguntas frecuentes.

Puntos clave

• Los KPI (Key Performance Indicators) miden el rendimiento general a largo plazo de una empresa.
• Evalúan logros estratégicos, financieros y operativos, así como el progreso de acciones pasadas.
• Sirven para analizar la eficacia y productividad de las acciones realizadas en un negocio.
• Varían según el tipo de empresa y requieren estrategias de recopilación y análisis de datos.
• Proporcionan información valiosa y útil.
• Permiten medir variables y resultados.
• Ayudan a analizar y comparar estrategias y tareas para determinar su efectividad.
• Facilitan la toma de decisiones oportunas.

Definición

Conocido como KPI, por sus siglas en inglés, su nombre completo es indicadores clave de rendimiento y se usan para medir el rendimiento general a largo plazo de una empresa. Son una herramienta ideal para determinar los logros estratégicos, financieros y operativos de una compañía. También se usan para evaluar el progreso o los logros relacionados a rendimientos ocurridos en el pasado.

En inglés el término es Key Performance Indicator y son métricas que miden la eficacia y productividad de las acciones que se lleven a cabo en un negocio con el fin de poder tomar decisiones y determinar aquellas que han sido más efectivas a la hora de cumplir con los objetivos marcados en un proceso o proyecto concreto.

Van a ser variables dependiendo del tipo de empresa a la que se apliquen, ya que según el giro, serán los criterios de éxito. Para lograr los KPI debe haber estrategias de recopilación, almacenamiento, limpieza y síntesis de datos.

Los datos de los KPI se recopilan y se comparan con el objetivo que se haya establecido, luego se analizan y se obtienen las conclusiones.

Sus beneficios

• Permiten obtener información valiosa y útil
• Medir variables y resultados a partir de dicha información
• Analizar la información y efectos de unas determinadas estrategias (así como las tareas que se utilizaron para llevar a cabo las mismas)
• Comparar la información y determinar las estrategias y tareas efectivas
• Tomar las decisiones oportunas

Tipos de indicadores clave

Se dividen en cuatro grandes categorías.

1.- Estratégico

Son los de mayor nivel. Son los mejores para indicar cómo le está yendo a una empresa. Dan una visión general de la empresa.

2.- Operacional

Se centran en un centran en un marco temporal ajustado. Miden el rendimiento de forma más continua, ya sea cada mes, cada día, todo dependerá del análisis que se haga de cada proceso, segmento o ubicación geográfica.

3.- Funcional

Son más específicos al centrarse en departamentos o las funciones determinadas de una empresa.

4.- Adelantado/rezagado

Describen la naturaleza de los datos que se analizan y si indican algo que está por venir o algo que ya ocurrió. Los rezagados se refieren a algo que ya sucedió, y los adelantados predicen el futuro.

Características de los KPI

• Específicos
• Continuos y periódicos
• Objetivos
• Cuantificables
• Medibles
• Realistas
• Concisos
• Coherentes
• Relevantes

Indicadores primarios

Como su nombre lo hace obvio, los indicadores primarios son los principales para evaluar el desempeño del negocio y ayuda a comprender si la empresa va por el camino correcto. Es una ayuda para su eficiencia. Algunos factores relacionados son el costo de adquisición de clientes, tasas de conversión, ingresos totales, ticket promedio de compra, por mencionar algunos.

Indicadores secundarios

Es la herramienta que te ayudará a ver cómo se están logrando los resultados. Son la compañía perfecta de cada etapa de la estrategia definida.

Qué características debe tener un buen KPI

• Debe estar alineado con la estrategia organizacional
• Establecer a un responsable que lo gestione
• Deberá establecer datos actuales y mostrará proyecciones para el futuro a corto y mediano plazo
• Será de fácil comprensión para todos los involucrados
• Ser confiable en un rango de variación aceptable
• Estar estandarizado para la comparación

Los KPI más frecuentes, son:

a) Métricas financieras: índices de liquidez, índices de rentabilidad, índices de solvencia, índices de rotación.
b) Métricas de la experiencia del cliente: número de nuevas solicitudes de tickets, número de tickets resueltos, tiempo de promedio de resolución, tiempo de respuesta promedio, agente de atención al cliente de primer nivel, tipo de solicitud, calificar la experiencia del cliente.
c) Métricas de desempeño del proceso: eficiencia de producción, tiempo total del ciclo, rendimiento, tasa de error, índice de calidad.
d) Métricas de marketing: tráfico del sitio web, tasa de conversión en contenido de llamada a la acción, artículos publicados, tasas de clic.
e) Métricas de TI: tiempo total de inactividad del sistema, número de tickets/resoluciones, número de características desarrolladas, cantidad de errores críticos, frecuencia de las copias de seguridad.
f) Métricas de ventas: valor de vida del cliente, costo de adquisición de clientes, valor promedio en dólares de los nuevos contratos, tiempo promedio de conversión, número de clientes potenciales interactuados.

Conclusión

En el mundo actual, los indicadores clave de rendimiento (KPI) se han convertido en una herramienta esencial para medir y analizar el desempeño en diversos aspectos de las empresas. Estos indicadores permiten evaluar logros estratégicos, financieros y operativos, proporcionando información valiosa para determinar la eficacia y productividad de las acciones realizadas. Adaptados al giro y necesidades de cada negocio, los KPI son fundamentales para definir criterios de éxito y tomar decisiones informadas en un entorno competitivo.

Los KPI ofrecen múltiples beneficios, como medir variables y resultados específicos, analizar el impacto de estrategias y tareas implementadas, y comparar datos para identificar áreas de mejora. Su versatilidad se refleja en los diferentes tipos de indicadores: estratégicos, operacionales, funcionales y adelantados/rezagados, que abarcan desde una visión general de la empresa hasta detalles específicos de departamentos o proyecciones futuras. Además, su correcta implementación requiere un enfoque en características clave como ser objetivos, cuantificables, realistas y alineados con las metas organizacionales.

Por último, los KPI más comunes abarcan áreas críticas como finanzas, experiencia del cliente, desempeño de procesos, marketing, tecnología y ventas, proporcionando un panorama integral del rendimiento empresarial. Al gestionar estos indicadores de manera adecuada, las organizaciones pueden no solo evaluar su progreso, sino también anticiparse a retos futuros y garantizar la coherencia con sus objetivos estratégicos. Esto los convierte en una herramienta indispensable para la mejora continua y el éxito sostenible.

FAQs

¿Cómo se eligen los KPI adecuados para una empresa?

Para seleccionar los KPI adecuados, es importante:

• Alinear los KPI con los objetivos estratégicos de la organización.
• Identificar métricas relevantes y específicas para el sector o departamento.
• Asegurarse de que los KPI sean cuantificables, medibles y realistas.
• Incluir un responsable para la gestión y seguimiento de cada KPI.

¿Cuáles son los KPI más utilizados en las empresas?

Los KPI más frecuentes incluyen:

• Financieros: Índices de liquidez, rentabilidad y solvencia.
• Experiencia del cliente: Tiempo promedio de resolución, satisfacción del cliente.
• Marketing: Tasa de conversión, tráfico web, clics en llamados a la acción.
• Ventas: Valor de vida del cliente, tiempo promedio de conversión.
• TI: Tiempo de inactividad del sistema, cantidad de errores críticos.

¿Qué errores comunes se deben evitar al trabajar con KPI?

Los errores más comunes incluyen:

• Seleccionar demasiados KPI, lo que diluye el enfoque.
• Utilizar métricas irrelevantes para los objetivos del negocio.
• No asignar responsables para su seguimiento.
• Falta de actualización y análisis periódico de los datos.
• Basar decisiones en KPI poco confiables o mal definidos.

Fuentes

• Investopedia
• Logicalis
• Asana blog
• Sydle