10 reglas para escribir buenos correos electrónicos profesionales
Posiblemente ahora envíes más e-mails de trabajo que nunca. Ten en cuenta que no es lo mismo que mandar un mensaje a un amigo. Sigue estas reglas
La comunicación a través de e-mail es fundamental en el entorno laboral. Crédito: Shutterstock
Un correo electrónico mal escrito y con la actitud incorrecta empaña nuestra marca profesional y puede dictar nuestro futuro. Un solo “clic” puede ser la diferencia entre un intercambio profesional exitoso y un posible problema con el área de Recursos Humanos, nuestros clientes o con los compañeros de trabajo.
Así seamos un líder en una organización o un novato, hay un mínimo imprescindible que deben integrar nuestros correos electrónicos para asegurar que seamos efectivos, exitosos y productivos.
1. El tema (subject) debe ser efectivo y claro
Esta línea requiere ser claro, conciso y reflejar el objetivo del correo electrónico, pues dicta la pauta. “Hola”, “Tocar base”, “FYI” o dejar la línea en blanco debe de evitarse pues quién lo recibe podría no darle sentido de urgencia o importancia.
2. Elige un saludo adecuado
“Hola” puede comunicar falta de profesionalismo. Comenzar con frases como “Buenos días”, “Buenas tardes”, “Saludos”, “Confiando se encuentre bien” son posibles frases efectivas en el ámbito profesional.
3. Arranca el mensaje con información apropiada
La mejor práctica es integrar el nombre de quién lo recibirá y cierta información de fondo en las primeras líneas. Esto es especialmente importante cuando va dirigido a nuevos contactos, clientes potenciales, clientes y compañeros de trabajo – técnicamente con todos – pues “individualiza” el correo electrónico.
4. Cuidado con el humor, piénsalo dos veces
Los correos electrónicos pueden malinterpretarse fácilmente ya que no vemos el lenguaje corporal o escuchamos el tono de voz.
5. Verifica los archivos adjuntos
Si el correo electrónico incluye adjuntos, necesitamos hacerlo como primer paso. A diario recibo mensajes “con adjuntos” sin esos archivos, seguidos por mensajes que piden disculpas por el olvido. Esto resulta en una pérdida de tiempo y que nos vean como desorganizados y poco meticulosos.
6. Responde en las primeras 24 horas
Este término de tiempo es cortesía común. Tomar más tiempo se puede percibir como grosero o mal manejo de nuestro tiempo. Si involuntariamente nos toma más tiempo, requerimos explicar cortésmente que debido a circunstancias atenuantes, nos tomó más tiempo responder o atender el asunto.
7. Elimina los “emojis” y “Read Receipt”
Los “emojis” son inapropiados en el ambiente profesional. Además, pueden desviar nuestros mensajes al “junk” del receptor ya que hay sistemas operacionales donde no son permitidos como parte de las interacciones. Los “read receipts” se pueden malentender y crear fricción. Debe estar claro que, si me escriben un correo electrónico, siempre lo voy a leer y a atender.
8. Evita el lenguaje negativo
Bien lo dice el refrán: escribe y muérete. Es inapropiado enviar comentarios negativos por correo electrónico. Un correo electrónico en mayúsculas denota molestia y coraje. Los mensajes antagónicos, las malas noticias, los insultos causan incomodidad y arruinan relaciones.
9. Lee, relee y vuelve a leer
Cualquier comunicación electrónica se debe leer un mínimo de tres veces. Asegura evaluar el tono, los horrores ortográficos, y los errores de sintaxis y gramaticales.
10. Cierra el mensaje dejando claro qué sigue
Y esto se refiere a integrar expectativas claras sobre la interacción y el “Gracias” que nunca puede faltar. Al informar al destinatario que no se necesita una respuesta, el ciclo de correo electrónico se cerrará. Si se requiere un “algo” (información, presentación, una reunión) hay que ser lo más claro posible. Y después de dos o tres mensajes sobre el mismo asunto, hay que levantar el teléfono o una interacción virtual para evitar un “ping-pong” de correos innecesarios.
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