Método Kaizen: qué es 

El método Kaizen es una filosofía empresarial enfocada en la mejora continua. Este enfoque busca optimizar los procesos, incrementar la productividad y fomentar una cultura de colaboración y compromiso dentro de las organizaciones. Originado en Japón tras la Segunda Guerra Mundial, Kaizen ha evolucionado hasta convertirse en un pilar fundamental para la gestión empresarial, integrando tanto acciones específicas como principios filosóficos que promueven la innovación y la excelencia operativa. Sigue leyendo para conocer qué es el método Kaizen, qué implica, sus objetivos y más. 

Puntos clave 

• El método Kaizen combina filosofía y plan de acción, promoviendo una mejora constante.
• El método Kaizen se centra en el empoderamiento de empleados y en la eliminación de desperdicios.
• El marco de trabajo 5S organiza espacios para aumentar eficiencia y seguridad.
• Los principios clave del método Kaizen incluyen comprensión del cliente, flujo fluido, empoderamiento, paseo Gemba y transparencia.
• Su implementación sigue el ciclo PDCA: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.

¿Qué es el método Kaizen? 

Kaizen, un término japonés que se traduce como “cambio par mejorar” o “mejora continua”, representa una filosofía empresarial centrada en la mejora constante. Se centra en el proceso radial e involucra a todos los empleados. El método Kaizen busca optimizar la productividad a través de mejoras sistemáticas a lo largo del tiempo y este concepto involucra varios aspectos como mejorar el trabajo en equipo, refinar los procesos diarios, mejorar la participación de los empleados, priorizar la satisfacción laboral, la seguridad y la eficiencia.

Las raíces del método Kaizen se remontan al período posterior a la Segunda Guerra Mundial, cuando la reforma económica se apoderó de Japón. Desde el momento en el que Toyota implementó el Sistema de Sugerencia de Ideas Creativas, en mayor de 1951, los cambios e innovaciones llevaron a una mayor calidad de producto y productividad de los empleados; lo que contribuyó sustancialmente al desarrollo de la empresa. 

Masaki Imai, considerado el padre del método Kaizen, lo introdujo al mundo como una metodología de gestión sistemática en 1986 a través de “Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success”. Hoy en día, diferentes industrias adoptan el método Kaizen como parte de sus valores fundamentales y practican la mejora continua día a día. 

¿Cuál es la naturaleza dual del método Kaizen?

El método Kaizen es parte plan de acción y parte filosofía. Como plan de acción, el método Kaizen consiste en organizar eventos enfocados en mejorar áreas específicas de la empresa. Estos eventos involucran a equipos de empleados de todos los niveles, poniendo énfasis en involucrar a los trabajadores de la planta. 

Como filosofía, el método Kaizen consiste en construir una cultura laboral donde todos los empleados participen activamente en sugerir e implementar mejoras para la empresa. En compañías “lean”, se convierte en una forma natural de pensar tanto para gerentes como para empleados de planta. 

El método Kaizen trabaja de la mano con el Trabajo Estandarizado, el cual captura las mejores prácticas actuales para un proceso; mientras que el método Kaizen tiene como objetivo encontrar mejorar para esos procesos. 

¿Cuáles son los objetivos del método Kaizen? 

Los principales objetivos del método Kaizen son el control de calidad, la entrega justo a tiempo, el trabajo estandarizado, el uso de equipo eficiente y la eliminación de desperdicios. En este método empresarial se supone que se deben realizar cambios menores durante un período de tiempo determinado. 

El objetivo final del método Kaizen es mejorar el lugar de trabajo organizacional y hacerlo más productivo. El método Kaizen no cree en un nivel más lento de progreso; por el contrario, reconoce que los cambios menores pueden tener una gran influencia en el futuro y no importa de quién vengan las mejoras dentro de la empresa, puede ser de los empleados de planta o de los empleadores. 

¿Cuál es el marco de trabajo de Kaizen 5S?

Una parte clave del método Kaizen es el marco de trabajo 5S. Bajo este marco, se puede crear un lugar de trabajo ejemplar y se enfatiza la creación de un orden visual, organización, limpieza, estandarización para mejorar la rentabilidad, eficiencia, servicio y la seguridad. Las 5S del marco de trabajo del método Kaizen son: 

• Shitsuke (sostener): significa disciplina y esfuerzo continuo.
• Seiso (limpieza): significa asegurar la limpieza del espacio de trabajo.
• Seiri (clasificar): implica la separación de los elementos necesarios de los innecesarios.
• Seiton (ordenar): implica una disposición de los elementos para facilitar su acceso rápido y fácil.
• Seiketsu (estandarizar): significa una limpieza estandarizada mediante la adopción de las prácticas más eficientes.

¿Cuáles son los principios del método Kaizen? 

Para maximizar los beneficios del método Kaizen hay cinco elementos principales que deben entenderse claramente, antes de aplicarlos. Además del compromiso de la gerencia y la práctica de las 5S, estos son los principios clave del método Kaizen, los cuales conducen a la reducción de desperdicios, una mejor organización del lugar de trabajo y prácticas estandarizadas.

1. Comprensión del cliente

Este principio del método Kaizen enfatiza la importancia de conocer las necesidades de sus clientes o público objetivo. Comprender las necesidades de los clientes permite a las empresas desarrollar productos y servicios que satisfagan las expectativas de los mismos. Este principio se centra en recopilar comentarios, realizar estudios de mercado y escuchar activamente las opiniones de los clientes para tener una mejor toma de decisiones e iniciativas de mejora.

2. Flujo de trabajo fluido

Este principio del método Kaizen tiene como objetivo eliminar los cuellos de botella en las operaciones comerciales para garantizar que los procesos se optimicen, lo que da como resultado una mayor productividad y eficiencia. Al optimizar los flujos de trabajo, las empresas pueden reducir el tiempo y los recursos desperdiciados, mejorar los tiempos de respuesta y mejorar el rendimiento general.

3. Paseo Gemba

Este principio del método Kaizen reconoce que lograr la eficiencia operativa empieza donde se realiza la tarea real, no desde una sala de conferencias. Una caminata Gemba, derivado del término gemba o gembutsu que significa “el lugar real”, generalmente la realizan los gerentes para aprender o revisar exactamente cómo funciona un proceso específico y obtener información de los trabajadores. Al estar físicamente presentes en el entorno de trabajo, los líderes pueden detectar oportunidades de mejora, abordar desafíos e implementar cambios de manera efectiva.

4. Empoderamiento

Este principio del método Kaizen reconoce que el empleado que realiza el trabajo puede saber las formas más relevantes de mejorar cómo se hace un trabajo. Los líderes deben crear un entorno donde las personas se sientan empoderadas para contribuir, para que las sugerencias de mejora puedan provenir de todos los niveles y rangos. Este principio promueve una cultura de propiedad, innovación y mejora continua donde cada individuo se siente capacitado para contribuir al éxito de la organización.

5. Transparencia

Este principio del método Kaizen reconoce que la comunicación clara con todos los miembros del equipo y la transparencia al compartir planes son vitales para generar confianza y fomentar la colaboración. Al promover la transparencia, las empresas pueden crear una cultura de confianza y colaboración donde todos estén alineados con objetivos y metas comunes.

¿Cómo aplicar el método Kaizen en una organización o empresa? 

En un nivel básico el método Kaizen implicaría establecer estándares y elevar continuamente el nivel, a medida que el equipo alcanza ciertos hitos. La realización de mejores sigue el ciclo “Planificar, Hacer, Verificar, Actuar”, o PDCA por sus siglas en ingles, e implica lo siguiente:

• Planificar: se identifica un problema y luego se trazan los cambios propuestos para asegurarse de que todos estén en la misma página cuando llegue el momento de comenzar a resolverlo.
• Hacer: implica implementar la mejor solución al problema.
• Verificar: el equipo evalúa la solución para determinar si funcionó o no.
• Actuar: la empresa determina si una solución debe estandarizarse o no o si requiere cambios adicionales.

Este ciclo se puede repetir una y otra vez, sobre todo si se necesitan más cambios. El método Kaizen permite volver al paso uno y comenzar el proceso de nuevo. 

Conclusiones 

El método Kaizen es más que una simple herramienta de gestión; es una filosofía que impulsa a las organizaciones a perseguir la mejora continua a través de pequeños cambios sostenidos en el tiempo. Su enfoque, que involucra a todos los niveles de la empresa, fomenta una cultura de innovación, compromiso y responsabilidad compartida.

Integrar Kaizen en una organización no solo optimiza los procesos y reduce desperdicios, sino que también crea un entorno de trabajo más colaborativo y productivo. Al seguir principios como la transparencia y el empoderamiento, las empresas pueden alcanzar sus metas y adaptarse con éxito a los cambios del mercado, asegurando así su crecimiento y competitividad a largo plazo.

FAQs

¿Quién debería participar en el método Kaizen?

El método Kaizen debería involucrar a todos en la organización o empresa, desde la alta gerencia hasta los empleados de primera línea. Todos los miembros del equipo deben participar y tener la oportunidad.

¿Por qué el método Kaizen es importante?

El método Kaizen tiene importancia porque proporciona un plan estructurado para identificar y abordar los problemas centrales desde su origen. Además subraya la importancia de la participación colectiva de todos los empleados para realizar mejoras consistentes y en aumento, en lugar de depender únicamente de esfuerzos a gran escala.

¿Cómo se desarrolla un evento del método Kaizen?

Un evento del método Kaizen típico tiene un proceso que se desarrolla de la siguiente manera: primero se establecen objetivos y proporcionan los antecedentes necesarios. Luego se revisa el estado actual y se desarrolla un plan de mejoras. A continuación se implementan mejoras. Después se revisa y corrige lo que no funciona y por último se informan los resultados y se determinan los elementos de seguimiento.

¿Cuáles son los beneficios del método Kaizen?

El método Kaizen tiene diversos beneficios para las organizaciones que lo implementan como procesos eficientes y más fluidos, espacios de trabajo más seguros y limpios, una producción de alta calidad, reducción de costos, un alto nivel de compromiso por parte de los empleados, servicio al cliente altamente eficiente, entre otros. 

Fuentes del artículo 

• Kaizen Institute: What is KAIZEN™
• Kaizen Consulting Group: Kaizen
• Toyota UK: What is kaizen and how does Toyota use it?
• United Sates Environmental Protection Agency: Lean Thinking and Methods – Kaizen