Planificación de recursos empresariales (ERP): qué es

La planificación de recursos empresariales (ERP) representa una solución tecnológica clave para la gestión integral de los procesos internos de una organización. Al centralizar datos y operaciones en una sola plataforma, los sistemas ERP optimizan la eficiencia, mejoran la toma de decisiones y reducen redundancias. La adopción de sistemas ERP permite a las empresas adaptarse más rápidamente a los cambios del mercado y mantener la competitividad mediante una gestión más coherente y automatizada de sus recursos.

Puntos clave

• Los ERP integran funciones empresariales en una plataforma unificada.
• Pueden operar de forma local, en la nube o con un enfoque híbrido.
• Los ERP facilitan el acceso a datos en tiempo real y reducen errores.
• Su implementación requiere inversión y adaptación organizacional.
• Existen múltiples proveedores con soluciones adaptadas a distintos sectores.

¿Qué es la planificación de recursos empresariales (ERP)?

La planificación de recursos empresariales (ERP) se refiere a un tipo de software que las organizaciones usan para gestionar las actividades diarias de su negocio como las compras, contabilidad, gestión de proyectos y riesgos, cumplimiento normativo y las operaciones de la cadena de suministro. Un sistema ERP completo también incluye la gestión del rendimiento empresarial, así como un software que ayude a planificar, presupuestar, predecir e informar sobre los resultados financieros de la organización.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) integran numerosos procesos empresariales y facilitan el flujo de datos entre ellos. Al recopilar los datos transaccionales que se comparten en una organización desde diferentes fuentes, los sistemas ERP eliminan la duplicación de datos y proporcionan integridad como una única fuente de información confiable. Hoy en día los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son vitales para la gestión de miles de empresas de todos tamaños y en todo tipo de sectores.

¿Cómo funcionan los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)?

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) buscan crear una cultura para la gestión de los procesos empresariales en tiempo real a través de software y aplicaciones de IT; ya sean locales o de manera híbrida. Los ERP se centran en mejorar el ahorro en términos financieros, de mano de obra y de tiempo.

Hay que tener claro que las aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP) son responsables de recopilar, procesar, almacenar en la nube y gestionar todos los datos de los diferentes departamentos de la empresa. En el caso de las aplicaciones de ERP, desde gerentes hasta empleados pueden acceder a la información en tiempo real de manera cohesiva y en todos los departamentos.

Este flujo de comunicación se optimiza para eliminar el proceso de recopilación de datos de diversas fuentes, actividad que puede llevar mucho tiempo. La recopilación de datos de departamentos como fabricación, gestión de inventario y pedidos, atención al cliente, ventas y marketing, finanzas, entre otros; aumenta la eficiencia y la precisión en la toma de decisiones. Así de que los sistemas ERP también eliminan la posibilidad de error humano.

Los sistemas ERP pueden explicar mejor los datos recopilados mediante el uso de gráficos, diagramas, porcentajes y formatos tabulares; de acuerdo a las necesidades de la empresa. Es así que los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) permiten que las organizaciones estén más al tanto de sus funciones y operaciones en progreso mediante la sincronización de bases de datos.

¿Qué tipos de planificación de recursos empresariales (ERP) hay?

Existen tres tipos principales de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) que funcionan con diferentes opciones de implementación, los cuales pueden ser específicos de cada empresa. Una empresa puede adoptar más de un tipo de sistema ERP, como:

1. Software ERP local

Las empresas o negocios que utilizan este software ERP local lo mantienen dentro de las instalaciones de la oficina, ya sea física o internamente, en computadoras y servidores internos; sin embargo, no se puede acceder a estos de forma remota, sino que la empresa posee la propiedad y el control totales.

2. Software ERP en la nube

Los sistemas ERP basados ​​en la nube o web son accesibles de forma remota desde cualquier dispositivo con conexión a internet y se conocen como software como servicio (SaaS). Se trata de un servicio por suscripción para el cual el proveedor del servicio garantiza la capacitación, el soporte y la personalización.

3. Software ERP híbrido

El software ERP híbrido combina los servicios de software local y en la nube. Depende de cómo la organización usuaria y el proveedor del servicio los alojen e implementen, respectivamente. Este tipo ofrece mayor flexibilidad y permite nuevas incorporaciones e implementaciones en los sistemas existentes.

Ejemplos de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)

En la actualidad hay numerosos proveedores de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y algunos de los ejemplos más conocidos son:

1. Oracle NetSuite

Oracle NetSuite es un ERP basado en la nube que ofrece una plataforma unificada para la gestión financiera, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y el comercio electrónico y es ampliamente utilizado en la distribución mayorista.

2. Infor

Infor ofrece funcionalidades avanzadas en procesos empresariales clave, como compras, gestión de inventario y planificación de la producción y es popular en el sector manufacturero.

3. SAP Business One

SAP Business One es conocido por su escalabilidad y facilidad de uso. Ofrece funcionalidades específicas para cada sector y fue diseñado pensando en las pequeñas y medianas empresas (PYME).

4. Epicor

Centrado principalmente en la fabricación, el comercio minorista y la distribución, Epicor ofrece opciones basadas en la nube y es conocido por sus sólidas funcionalidades específicas para cada sector.

5. Sage 300

Sage 300 es otro ERP diseñado para pequeñas y medianas empresas (PYME). Es conocido por su flexibilidad y es popular en los sectores de distribución, fabricación y comercio minorista. Antes se le conocía como Sage ACCPAC.

Ventajas de la planificación de recursos empresariales (ERP)

• Acceso oportuno a los datos: los sistemas ERP proporcionan acceso a los datos en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones oportunas e informadas.
• Mayor eficiencia: los sistemas ERP reducen el esfuerzo manual y el riesgo de errores al automatizar procesos repetitivos.
• Reducción de la redundancia: los sistemas ERP eliminan la duplicación de datos y mejoran su integridad.
• Reducción de costes de IT: los sistemas ERP consolidan los sistemas de TI, lo que reduce los costes de infraestructura y mantenimiento.
• Mejor servicio al cliente: los sistemas ERP ayudan a mejorar la prestación del servicio al proporcionar un acceso rápido a la información y los datos del cliente.
• Cumplimiento normativo: ayudan a mantener el cumplimiento de los estándares del sector.

Desventajas de la planificación de recursos empresariales (ERP)

• Altos costos de implementación: requiere una inversión significativa en hardware, software y personal, así como costos de capacitación y consultoría.
• Resistencia al cambio: los sistemas ERP a menudo requieren cambios significativos en los procesos y flujos de trabajo de una organización, lo que puede generar resistencia por parte de los empleados que se sienten cómodos con las prácticas existentes.
• Flexibilidad limitada: los sistemas ERP están diseñados para proporcionar estandarización y control, lo que puede limitar la flexibilidad de una organización para responder a las cambiantes necesidades del negocio y las condiciones del mercado.
• Riesgo para la seguridad de los datos: centralizar datos empresariales confidenciales en un sistema ERP genera posibles riesgos de seguridad, especialmente si el sistema no está debidamente protegido o si existen vulnerabilidades en el software.
• Dependencia del proveedor: las organizaciones que utilizan sistemas ERP suelen depender en gran medida del proveedor para el soporte, el mantenimiento y las actualizaciones. Esto puede generar un riesgo de dependencia del proveedor y limitar la capacidad de una organización para cambiar a otros sistemas o proveedores.

Conclusiones

La implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) ofrece a las organizaciones la posibilidad de transformar digitalmente sus operaciones, consolidando procesos clave en una única fuente de información fiable. Este tipo de soluciones contribuye a mejorar la eficiencia, reducir costos y fortalecer el cumplimiento normativo, lo que se traduce en una ventaja competitiva a largo plazo.

Sin embargo, la adopción de un ERP también implica desafíos, como los altos costos iniciales, la necesidad de capacitación y la resistencia al cambio por parte del personal. Por ello, su implementación debe ser cuidadosamente planificada, considerando las necesidades y capacidades específicas de cada empresa para garantizar su éxito y sostenibilidad.

FAQs

¿Cuál es la diferencia entre un ERP y un CRM?

Los sistemas ERP y de gestión de relaciones con los clientes (CRM) son un tipo de software empresarial; sin embargo, difieren en su función y alcance. Las plataformas ERP ayudan a las organizaciones a gestionar todas sus funciones empresariales en una única plataforma, mientras que el software CRM está diseñado para gestionar las interacciones con los clientes, los procesos de ventas y en ocasiones las estrategias de marketing.

¿Por qué es importante la planificación de recursos empresariales (ERP)?

La planificación de recursos empresariales (ERP) permite a una organización sincronizar datos dispares en una base de datos manejable, esencial para el funcionamiento de sus operaciones. Ofrece mayor flexibilidad y transparencia, reduce costes y ahorra tiempo.

¿Cuándo debería una empresa considerar la implementación de un ERP?

Los sistemas ERP suelen volverse indispensables una vez que los ingresos de una empresa se acercan o superan los $10 millones de dólares, pero este no es un umbral exacto; solo que suele ser el punto en el que las operaciones manuales y el intercambio de datos suelen salirse de control. El momento adecuado para considerar la implementación de un ERP realmente depende de los desafíos, las oportunidades y los planes futuros específicos de la empresa.

Fuentes del artículo

• U.S. Chamber of Commerce: What Is Enterprise Resource Planning?
• Microsoft: What is ERP?
• SAP: What is ERP?
• IBM: What is enterprise resource planning (ERP)?
• Oracle NetSuite: What is ERP? A Comprehensive Guide