¿Qué es una factura? Conoce de los elementos clave que la componen

Una factura es un documento que describe el intercambio del producto o servicio de un vendedor por el pago del comprador. Aunque el término “factura” se usa comúnmente de manera intercambiable con “recibo”, es clave que comprendamos que son diferentes. Los intercambios más completos a menudo se documentarán con una factura. Sigue leyendo para conocer más a detalle qué son las facturas y los elementos clave que las componen. 

Puntos clave

• Una factura es un registro de venta que permite que una empresa reciba el pago de sus clientes.
• Las facturas brindan beneficios a los registros contables, registros fiscales, protección legal, entre otros.
• Las facturas son acuerdos legalmente exigibles entre empresa y cliente, que proporcionan documentación de los servicios o bienes proporcionados y el pago adeudado.
• Una factura es diferente a un recibo, que es un documento emitido por una empresa a su cliente después de que este ha pagado por artículos o servicios.

¿Qué es una factura o ‘invoice’? 

Una factura es un documento comercial que detalla y registra la transacción de productos o servicios entre un vendedor y un comprador. Las facturas son conocidas como una forma profesional de pedir dinero. Si los bienes o servicios se compran a crédito, la factura especifica los términos del trato y da información sobre el pago disponible. 

¿Qué tipos de facturas existen? 

Dependiendo del propósito de la factura, existen diferentes tipos que se pueden emitir a los clientes. Estos son algunos de los tipos de facturas más comunes que puedes encontrar:

1. Factura vencida 

Todas las facturas están acompañadas de condiciones de pago, como netos de 30, 60, 90, etc. Cuando esas fechas han pasado, el pago se considera atrasado y la factura original se reconoce como vencida. En otras palabras, una factura vencida es simplemente una factura de venta común que se etiqueta según estado. Ten en cuenta que la factura vencida no es igual a una factura pendiente, la cual indica que aún no se ha pagado, pero la fecha límite todavía no ha pasado. 

2. Factura proforma 

Las facturas proforma se usan cuando se dan cotizaciones de trabajos o servicios antes de que se complete el trabajo. Piensa en ellas como una factura preliminar o anticipada que detalla los costos proyectados de un producto o servicio. 

3. Factura provisional 

Las facturas provisionales pueden también llamarse facturas de progreso. Este es un método de contabilidad en el que la empresa que factura a su cliente en incrementos regulares, generalmente en proyectos grandes. Un proveedor enviará facturas provisionales durante la duración del proyecto, ya sea de forma semanal, mensual, trimestral y otra base recurrente. Las facturas provisionales se basan en una estimación inicial del proyecto que el cliente ya habrá aceptado. 

4. Factura recurrente 

Las facturas recurrentes se mandan a los clientes en intervalos regulares y repetidos. La mayoría se asocian con transacciones repetidas, como tarifas de suscripción. Los software de facturación y cobro en la nube facilitan que el personal de cuentas por cobrar envíe facturas recurrentes y que sus clientes configuren sus pagos de la misma manera. 

5. Factura de crédito 

Las facturas de crédito se emiten cuando se debe dar un descuento o reembolso a un cliente. Estas se envían cuando se corrigen errores de facturación anteriores. Las facturas de crédito siempre incluyen un número total negativo. 

6. Factura de débito

La factura de débito, también conocida como nota o memorando de débito, se emite cuando se debe aumentar el pago adeudado. Si una factura se emitió de forma incorrecta, es decir el valor en dólares era demasiado pequeño, la factura de débito dará cuenta de los ajustes necesarios. 

7. Factura comercial 

Las facturas comerciales son documentos aduaneros en los que se usa la información para calcular los aranceles que se emiten cuando una persona o empresa exporta mercancías a nivel internacional. Aunque no tienen un formato estándar, requieren llevar datos específicos como: nombre, dirección, número de teléfono de las partes involucradas en la transacción, las mercancías que se exportan y el motivo de la exportación, descripción de las mercancías que se envían, país o territorio de origen, código asignado a las mercancías que se envían, cantidad de paquetes que se envían y su peso total y la firma fechada del remitente

¿Qué información incluye una factura? 

1. Número de factura

Se debe asignar un número de factura a cada una que se emita. Este número de referencia establece un registro en papel de información. Es importante asignar números de factura de manera secuencial, para que el número en cada factura nueva sea mayor que el de la última. Las facturas no vencen necesariamente de inmediato cuando los clientes las reciben, pueden optar por establecer plazos de pago. 

2. Fecha de factura 

La fecha de factura indica la hora y la fecha en la que el proveedor registra la transacción y factura al cliente. Este es un dato crucial, ya que determina la fecha de vencimiento del pago y la duración del crédito. Generalmente, la fecha de vencimiento es de 30 días después de la fecha de la factura, pero puede variar. 

3. Información de contacto comercial

Cuando se emite una factura, se debe proporcionar la información de contacto comercial del proveedor como nombre, direccional, número de teléfono y direccional de correo electrónico; junto con la información del cliente o comprador. 

4. Descripciones de los bienes o servicios prestados

Al emitir una factura se debe ingresar cada producto o servicio que se proporcione, junto con el precio y la cantidad de cada uno. En la parte inferior de la factura se suman todos los artículos y aplican los cargos de impuestos. 

5. Condiciones de pago

Para aumentar la probabilidad de recibir los pagos de las facturas a tiempo, es importante proporcionar detalles claros sobre las expectativas de pago. Las condiciones de pago deben señalar la cantidad de tiempo que el comprador tiene para pagar la compra acordada. Net 30 días o “N/30” es uno de los términos de pago más comunes y significa que el comprador debe liquidar su cuenta dentro de los 30 días posteriores a la fecha de factura. 

Razones para emitir una factura 

La emisión de facturas no solo ayuda a las empresas a establecer una solicitud formal de pago, también tienen otras ventajas: 

1. Mantenimiento de registros 

Una factura de empresa ofrece una prueba de venta y garantiza un registro de auditoría limpio para vendedores y compradores. Las facturas ayudan a que cualquiera de las partes pueda confirmar fácilmente cuándo se vendieron los bienes o servicios, quién los compro y qué los vendió. 

2. Protección legal

Las facturas no son una prueba legal de un compromiso realizado entre vendedor y comprador, ya que dejan demasiado margen para la manipulación; sin embargo, siguen siendo útiles para proteger a las empresas de demandas fraudulentas y siguen fomentando los pagos puntuales. 

3. Seguimiento de pagos 

Las facturas ayudan a vendedores y compradores a realizar un seguimiento de los pagos y las deudas pendientes. Sin un seguimiento adecuado, los pagos se pueden retrasar rápidamente, por lo que un portal de facturación en línea puede ser una gran solución si tienes un alto volumen de facturas. 

Conclusiones 

La emisión de facturas es esencial para la gestión de finanzas porque garantiza claridad así como protección legal, mejor flujo de efectivo y profesionalismo. Comprender una factura y los tipos que existen, facilita la comunicación adecuada en cada transacción. 

FAQS

Diferencias entre una factura y un recibo 

Aunque se incluye información similar en los recibos de venta como en las facturas, no son lo mismo. Una factura se emite para cobrar los pagos de clientes y un recibo de venta proporciona prueba del pago que un cliente ha realizado a un vendedor. 

¿Por qué las facturas son importantes? 

Las empresas deben crear facturas físicas o electrónicas para garantizar que su departamento de cuentas por cobrar reciba el pago del cliente. Las facturas sirven como acuerdos legales exigibles entre empresa y cliente, lo que ayuda a realizar un seguimiento de sus ventas y administrar su flujo de efectivo. 

¿Para qué se usa una factura? 

Una factura crea un acuerdo de venta entre empresa y cliente. Las facturas se usan para recibir el pago a tiempo por los servicios o productos que se brindan y permite que los clientes tengan un documento que describe el monto adeudado, las condiciones de pago, la fecha de vencimiento de la factura y una lista detallada de lo que se está pagando. 

¿Cuáles son las reglas de las facturas?

Para que una factura se considere legalmente vinculante, debe tener el nombre y la información de contacto del comprador, la fecha de emisión, un número de factura único, la cantidad de bienes vendidos y el total adeudado. 

Fuentes del artículo

• HSBC: How to write an invoice
• Salesforce: What is an Invoice?
• Adobe: What is an invoice: Definition, types, and elements of an invoice
• PayPal: What is an invoice and how to write one for your small business