¿Cuánto tiempo debería guardar mis declaraciones de impuestos en Estados Unidos?
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) recomienda diferentes lapsos de tiempo para guardar tus declaraciones de impuestos de años anteriores, dependiendo del tipo de situación fiscal que tengas
Es importante que tengas tus impuestos bien guardados por cualquier aclaración con el IRS. Crédito: Shutterstock
La temporada de impuestos 2024 todavía no empieza y ya se está convirtiendo en un tema presente para muchos trabajadores en este inicio de año. Coincidirás con nosotros que luego de cumplir con tu declaración de impuestos, se siente un alivio y una presión menos en nuestra espalda. Sin embargo, tu responsabilidad fiscal podría no terminar ahí. Es recomendable que guardes tus declaraciones por un tiempo. En SoloDinero, te diremos cuánto.
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) dio a conocer las fechas más importantes para la siguiente temporada fiscal 2024. En ellas, se explica cuándo inicia y termina el periodo para presentar tu declaración de impuestos del 2023. No obstante, ahí no hace ninguna aclaración sobre cuánto tiempo deberías guardar los archivos de tu presentación fiscal para fines aclaratorios en el futuro, si la agencia así lo requiriera.
Por lo general, el IRS recomienda conservar cualquier documento relacionado con la presentación de tus impuestos hasta que finalice el periodo de prescripción. Este plazo es, generalmente, de tres años después de la fecha de vencimiento, de la fecha en que se presentó la declaración o se solicitó el reembolso.
Para dejarlo más claro, tiendes dos opciones, con base en lo que ocurra más tarde:
- Conservar una copia de tu declaración original durante tres años a partir de la fecha en que presentaste tu declaración;
- Conservar la declaración dos años después de que pagaste los impuestos.
En cambio, se recomienda mantener los registros de impuestos sobre la nómina por al menos cuatro años después de la fecha de vencimiento o de pago, para cualquier aclaración.
El IRS también sugiere mantener registros durante siete años cuando presentas un reclamo por una pérdida por valores sin valor o una deducción por deudas incobrables.
Es importante que si no declaraste ingresos que debiste reportar, y si estos fueron mayores al 25% del ingreso neto que notificaste en tu declaración, deberás conservar tu registro por seis años. Este es el período máximo en el que el IRS puede evaluar impuestos adicionales.
Para la propiedad, todos los registros de impuestos deberán conservarse durante el período de prescripción del año en el que se compró o vendió la propiedad en cuestión. En este sentido, vale aclarar que la propiedad no se limita a los bienes inmuebles, también incluye existencias, equipos de oficina y otros activos.
Si nunca presentaste tu declaración o si presentaste una declaración fraudulenta, deberás conservar todos los documentos relacionados indefinidamente.
La regla general para contribuyentes individuales también se aplica a las empresas y sociedades: el plazo de prescripción es de tres años. Sin embargo, es recomendable ampliar ese período hasta seis años, por cualquier asunto en el que el IRS sospeche que se cometió un “error sustancial” en tu declaración.
Para el caso de las empresas, también se recomienda:
- Conservar los registros de solicitud de empleo durante tres años, incluso si no se contrató al candidato.
- Conservar los registros de impuestos sobre la nómina durante cuatro años.
- Almacenar los archivos de los empleados actuales durante al menos siete años después de que el trabajador se vaya, ya sea por despido, renuncia o jubilación.
Los registros de propiedad empresarial deben conservarse indefinidamente y los registros de servicios de contabilidad deben conservarse durante al menos siete años después de recibir el servicio.
Se aconseja que todos estos documentos se mantengan en un lugar seguro, preferiblemente en una caja fuerte ignífuga. También es recomendable dar acceso a la caja a una persona de confianza, ante cualquier eventualidad.
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