Formulario W-4 del IRS: qué es, quién lo presenta y cómo se llena

Por lo general, el primer día en un nuevo trabajo es el momento en el que los contribuyentes llenan el Formulario W-4. Lo hacen sin tener toda claridad de qué se trata. Si eres uno de ellos, no te preocupes; muchas personas no comprenden la definición del Formulario W-4 y cómo podría afectar en sus impuestos.

Pero nunca es tarde para ponerse al tanto y aquí te compartimos los detalles que necesitas para saber qué es el Formulario W-4, quién lo debe presentar, cuál es su propósito, cómo llenarlo y otros puntos importantes para que lo completes.

Puntos clave

• El Formulario W-4 es un documento fiscal que los empleados llenan cuando empiezan un nuevo trabajo.
• El W-4 del IRS le dice al empleador cuánto retener del cheque de pago de un empleado para impuestos.
• La manera en la que se completa un formulario W-4 puede afectar significativamente si alguien recibe un reembolso o adeuda impuestos cuando presenta su declaración.
• Se recomienda revisar el Formulario W-4 por lo menos una vez al año o tras un evento importante como el matrimonio, nacimiento de un hijo, la compra de una casa o una bonificación.

¿Qué es el Formulario W-4 del IRS?

El Formulario W-4, Certificado de Retenciones del Empleado, es un documento tributario del Internal Revenue Service (IRS, por sus siglas en inglés) que los empleados completan y envían a sus empleadores. Se debe llenar un Formulario W-4 cuando se inicia un nuevo trabajo, pero se puede ajustar en cualquier momento. Si tuviste que pagar una gran factura de impuestos o recibiste un reembolso gradne este año, eso podría ser una señal para revisar el W-4.

¿Cuál es el propósito del Formulario W-4 y quién debe presentarlo?

En la mayoría de los casos, si ganas dinero, el IRS espera que pagues impuestos sobre él. Aunque algunos tipos de ingresos están específicamente excluidos de los impuestos, cuando trabajas como empleado y ganas más de ciertos montos, es casi seguro que tendrás que pagar al gobierno federal taxes sobre tus ganancias.

Para asegurarte de que se retenga la cantidad correcta de impuestos, deberás presentar algunos documentos cuando inicies un nuevo empleo, específicamente el Formulario W-4. Este se usa para reportar la información necesaria en relación a tu situación fiscal y los empleadores lo utilizan para calcular cuánto impuesto federal sobre la renta deben retener de cada cheque de pago durante el año.

Formulario W-4 en 2024

El IRS publica versiones actualizadas de ciertos formularios de impuestos cada año, con la idea de modificar el lenguaje y que el objetivo sea más claro, así como también para actualizar las referencias a ciertas cifras, como créditos fiscales (que pueden ajustarse a la inflación).

El IRS publicó una versión actualizada del formulario W-4 para 2024, que se puede usar para ajustar las retenciones sobre los ingresos obtenidos en ese año. Para descargar el Formulario W-4 más reciente puedes visitar el sitio web del IRS, donde lo encontrarás en varios idiomas incluidos español, chino, coreano, ruso y vietnamita.

Formulario W-4: cómo llenarlo paso a paso

Los empleadores usan el Formulario W-4 para calcular ciertos impuestos sobre la nómina y enviarlos al IRS y a las autoridades estatales y locales, si corresponde, en nombre de los empleados. Pero debes tener en cuenta que la forma en la que se llena un W-4 puede tener un efecto importante sobre si deberás pagar impuestos o si recibirás un reembolso.

Paso 1: Información personal

Nombre completo, dirección, número de Seguro Social y estado civil para efectos de la declaración de impuestos. Es importante saber que el estado civil para efectos de la presentación fiscal es la base sobre la que se podría calificar para ciertos créditos y deducciones fiscales, y las reglas sobre cuáles aplican.

Paso 2: Contabilizar varios empleos

Si tienes más de un trabajo o presentas una declaración conjunta y tu cónyuge trabaja, sigue las instrucciones para obtener una retención más precisa.

• Para obtener el W-4 del trabajo mejor pagado, completa los pasos 2 al 4(b). Deja esos pasos en blanco en los formularios W-4 para los otros trabajos.
• Si tú o tu cónyuge tienen un total de 2 trabajos y ganan aproximadamente la misma cantidad en ambos, puedes optar por marcar la casilla 2(c) para indicarlo. Pero tendrás que hacer esto en ambos Formularios W-4.
• Si no quieres revelar a tu empleador que tienes un segundo trabajo o que obtienes ingresos de otras fuentes no laborales puedes:

1. Indicar en la línea 4(c) que retenga una cantidad adicional de impuestos de tu cheque de pago.
2. Alternativamente, no incluyas los ingresos adicionales en tu W-4. En lugar de que el impuesto salga directamente de tu cheque, envía tú mismo los pagos de impuestos estimados al IRS.

Paso 3: Reclama dependientes, incluidos los niños

Si tu ingreso total es inferior a los $200,000 dólares o $400,000 dólares si presentas una declaración conjunta, puedes ingresar cuántos hijos y dependientes tienes y multiplicarlos por el monto de crédito. También puedes optar por no reclamar dependientes aunque los tengas, si necesitas que se deduzcan más impuestos de tu cheque de pago para reducir tu factura de impuestos.

Paso 4: Sobre tus retenciones

Si deseas que se te retengan impuestos adicionales o esperas reclamar deducciones distintas a la estándar cuando hagas tus impuestos, puedes tenerlo en cuenta. Por ejemplo, otros ingresos estimados de fuentes como intereses, dividendos o jubilación.

Paso 5: Firma y fecha

Una vez que completes tu Formulario W-4, entrégalo firmado al equipo de nómina o recursos humanos de tu empleador. También puedes completarlo en línea a través del sistema de nómina del empleador.

¿Cuáles son las diferencias entre el Formulario W-4 y el Formulario W-2?

Existen varias diferencias clave entre los Formularios W-4 y W-2, específicamente radican sobre quién lo completa y para qué se usa. Tú completas un Formulario W-4 y se lo entregas al empleador al inicio de un nuevo trabajo para que sepa cuánto retener de tus cheques de pago.

Por otro lado, el empleador te entrega un W-2 cuando llega el momento de hacer tus impuestos. Un Formulario W-2 mostrará tu salario y los taxes que se retuvieron durante el año.

Conclusiones

El Formulario W-4 le indica a tu empleador cuánto dinero debe retener de tu cheque de pago para los impuestos federales sobre la renta (ingresos). Debes completar un W-4 cada vez que comiences un nuevo trabajo y actualizarlo cuando haya cambios importantes en tu vida que puedan afectar tus impuestos, como cuando te casa o tienes un hijo. El Formulario W-4 simplificado tiene solo cinco pasos y muchos contribuyentes no tendrán que preocuparse por completar los pasos del 2-4.

FAQs

¿Tengo que actualizar mi Formulario W-4 cada año?

No. Debes completar el W-4 cuando empiezas un nuevo trabajo, pero no es necesario completarlo cada año si ya tienes uno archivado con tu empleador. Sin embargo, es una buena idea verificar tu retención de impuestos al menos una vez al año y a medida que tu vida cambie. El IRS alienta a los contribuyentes a utilizar su estimador de retenciones de impuestos para asegurarse de que tus retenciones para el año en curso van por buen camino.

¿Cuándo debo reducir mi retención en el Formulario W-4?

En general, debes reducir tu retención en el W-4 del IRS si:

• Eres elegible para créditos de impuesto, como el Crédito Tributario por Hijos o Crédito para otros Dependientes (paso 3).
• Eres elegible para deducciones que que no sean la deducción estándar básica, como las deducciones detalladas, la deducción por contribuciones de IRA o la deducción por intereses de préstamos estudiantiles (paso 4 b).

¿Puedo reclamar la exención de retención de impuestos el Formulario W-4?

Sí, también puedes usar el W-4 para declararte exento de una retención, lo que significa que tu empleador no retendrá nada de tus ingresos para cubrir el impuesto federal sobre la renta. Puedes reclamar una exención de retención si no tuviste obligación tributaria sobre la renta el año previo y no esperas tener obligación tributaria en el año actual.

¿Qué pasa si un empleado no presenta su Formulario W-4?

Los empleadores necesitan los W-4 para retener la cantidad correcta de impuestos federales sobre la renta de los empleados. Si un empleado no completa y firma su Formulario W-4, el IRS exige que el empleador retenga impuestos a la tasa de retención más alta posible.

Fuentes del artículo

• IRS: About Form W-4, Employee’s Withholding Certificate
• IRS: Certificado de Retenciones del Empleado
• IRS: Topic no. 753, Form W-4 – Employee’s Withholding Certificate
• IRS: FAQs on the 2020 Form W-4