Formulario W-9 del IRS: qué es, quién lo puede presentar y cómo llenarlo

Si trabajas por cuenta propia como contratista independiente y/o freelance, es probable que te encuentres con el Formulario W-9 del Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés). El W-9 se debe proporcionar a la persona o institución con quien tienes una relación financiera.

El Formulario W-9 es importante para este tipo de contribuyentes que son autónomos. Existen sanciones por no presentarlo de forma correcta y a tiempo. Sigue leyendo en Solo Dinero para saber qué es el Formulario W-9 del IRS, quién lo puede presentar, cómo llenarlo y otros puntos importantes. Te serán de ayuda para entenderlo y procesarlo con precisión.

Datos clave

• El Formulario W-9 se usa para la identificación y certificación del contribuyente en el caso de que sean empleados autónomos y/o contratistas independientes cuyos servicios se le prestan a una empresa.
• El propietario de la empresa necesita el Formulario W-9 para informar de forma adecuada ciertos pagos al IRS.
• El Formulario W-9 tiene como propósito garantizar que todas las partes involucradas cumplan con las leyes tributarias.
• Se necesita un Formulario W-9 siempre que al proveedor se le paguen $600 dólares o más en un año.

¿Qué es el Formulario W-9 del IRS?

El Formulario W-9, Solicitud y Certificación del Número de Identificación del Contribuyente del IRS, es un documento tributario conformado por una página, el cual usan las personas y empresas para enviar su Número de Identificación del Contribuyente, mejor conocido como ITIN por sus siglas en inglés, a otras personas, clientes, bancos e instituciones financieras.

Cuando eres un contratista autónomo, la mayoría de las veces se lo envías a alguien para que luego te mande de vuelta el Formulario 1099, que debes presentar ante el IRS para declarar tus impuestos en el caso de que alguien te pagó más de $600 dólares en un año. No te confundas, el formulario W-9 no se envía al IRS.

¿Cuál es el propósito del Formulario W-9?

Las empresas de EE.UU. que trabajan con contratistas independientes no les retienen impuestos sobre la renta, ni les brindan beneficios, sin embargo, el IRS requiere saber cuánts ingresos recibieron los contratistas y así, asegurarse de que informen sus taxes de manera adecuada.

Para efectos fiscales, una empresa debe presentar una declaración informativa a través del Formulario 1099-NEC cuando le paga a un contratista más de $600 dólares en un año. El Formulario W-9 es el conducto oficial para obtener la identificación fiscal del contratista.

¿Quién debe llenar el Formulario W-9?

Entre las personas que podrían tener que completar un Formulario W-9 se encuentran los contratistas independientes, trabajadores autónomos, freelancers y cualquier otra persona a la que se le pague fuera de una relación formal entre empleador y empleado. En la mayoría de los casos, el IRS dice que una empresa debe solicitar un Formulario W-9 si le paga a un contratista independiente, bajo los siguientes criterios:

• El trabajador no es un empleado.
• El pago es parte de tu negocio.
• El valor anual de los pagos es de al menos $600 dólares.

Al final del año se espera que las empresas cuenten sus pagos a los trabajadores W-9 y los informen al IRS y a los contratistas, generalmente en el Formulario 1099-NEC.

¿Cómo llenar el Formulario W-9? Paso a paso

W-9 paso 1: línea 1

Tu nombre legal tal y como aparece en tus documentos fiscales.

W-9 paso 1: línea 2

Nombre comercial/Nombre de entidad no considerada. Puedes elegir entre lo siguiente:

• Propietario único/LLC de un solo miembro: si realizas negocios como individuo y en caso de que no hayas constituido tu negocio.
• Corporación C: si tu empresa tiene accionistas y una junta directiva y paga impuestos por separado de los propietarios de la empresa.
• Corporación S: si tu empresa no paga impuestos sobre la renta corporativos, sino que los accionistas de la empresa dividen los ingresos y los declaran en sus propias declaraciones personales de impuestos sobre la renta.
• Asociación: si tu empresa no está constituida, sino que tiene propiedad compartida con otras personas.
• Fideicomiso/patrimonio
• Compañía de responsabilidad limitada (LLC): si tu empresa se comporta como una corporación a nivel estatal pero paga impuestos como una sociedad o empresa unipersonal a nivel federal.
• Otro: si presentas el Formulario W-9 fuera de Estados Unidos.

W-9 paso 1: línea 3

Marca la casilla correspondiente para indicar el tipo de entidad comercial para la clasificación fiscal federal, la cual puede ser: propietario único, sociedad, corporación C, corporación S, fideicomiso/patrimonio, sociedad de responsabilidad limitada u “otro”. Si no estás seguro, es probable que se trate de una empresa unipersonal.

W-9 paso 1: línea 4

Las excepciones. Si eres un individuo, déjalo en blanco. Los casos de excepción se describen en las instrucciones de la página 3, pero algunos de ellos podrían ser beneficiarios que están exentos de la retención adicional, por ejemplo las corporaciones, o beneficiarios que están exentos de impuestos según la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras (FATCA, por sus siglas en inglés).

W-9 paso 1: línea 5 y 6

Deberás colocar tu dirección postal, ciudad, estado y código postal. Asegúrate de indicar la dirección que usarás en tu declaración de impuestos para garantizar que el IRS pueda cotejar tus formularios de forma correcta. Si eres propietario único y alquilas espacio de oficina pero pones la dirección de casa en la declaración de impuestos, debes ingresar la dirección de tu domicilio.

Parte I: ingresa el ITIN correcto de tu empresa

• Si actúas como individuo deberás ingresar tu número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés).
• Si actúas como otra entidad comercial, deberás ingresar tu número de identificación de empleador (EIN).
• Si eres propietario único y tienes un número de identificación de empleador, es mejor que ingreses tu número de Seguro Social. Te permitirá al IRS comparar cualquier formulario 1099 que recibas con tu declaración de impuestos.
• Si tienes una entidad comercial recién establecida y aún no cuentas con el número de identificación de empleador, el IRS sugiere que lo solicites lo antes posible e indiques “Solicitado”. Mientas tanto, es posible que estés sujeto a una retención adicional.
• Si no eres elegible para un SSN porque eres un extranjero residente, coloca tu Número de Identificación de Contribuyente Individual (ITIN) del IRS.

Parte II: Certificación

Antes de firmar y completar el Formulario W-9, confirma lo siguiente:

• El número que se muestra en este formulario es tu Número de Identificación de Contribuyente correcto. Nunca uses un número de identificación fiscal inventado o de otra persona.
• No estás sujeto a la retención adicional porque: estás exento de la retención adicional o el IRS no te ha notificado que estás sujeto a la retención adicional como resultado de no informar todos los intereses o dividendos, o el IRS te notificó que ya no estás sujeto a la retención adicional.
• Eres ciudadano estadounidense. De acuerdo al IRS una “persona estadounidense es una sociedad, corporación, empresa o asociación creada u organizada en los Estados Unidos o conforme a las leyes de los Estados Unidos; un patrimonio nacional ; y un fideicomiso interno”. Si eres un extranjero residente, puedes avanzar. Recuerda que si no eres ciudadano estadounidense, se te debe pedir que completes el Formulario W-8BEN, como individuo extranjero, o el Formulario W-8BEN-E, como entidad extranjera.
• Los códigos FATCA que se coloquen en el W-9, si los hay, que indican que estás exento de presentar informes FATCA son correctos. Ignora este punto si dejaste el cuadro 4 en blanco.

Para completar el formulario, fírmalo con tu nombre completo legal y escribe la fecha.

Diferencias entre el Formulario W-9 y W-4

La gran diferencia entre el Formulario W-9 y el Formulario W-4 es que el primero es para contratistas independientes y otros pagos a personas que no son empleados, mientras que el segundo es para relaciones laborales más tradicionales.

Aunque gran parte de la información que se recopila en el W-9 y W-4 es similar, representar diferentes tipos de relaciones comerciales. En particular, el Formulario W-4 solicita información utilizada para calcular la retención de impuestos.

FAQS

¿Cómo obtengo el Formulario W-9 del IRS?

Puedes obtener una copia en línea del Formulario W-9 y utilizar una versión impresa o electrónica. Todas las páginas están disponibles en el sitio web del IRS y además, el formulario puede incluir un conjunto de instrucciones específicas proporcionadas por el Servicio de Impuestos Internos.

¿Cómo enviar un formulario W-9?

El Formulario W-9 se debe enviar al solicitante, que puede ser el empleador, requerido para presentar una declaración de información como un Formulario 1099 al IRS. No envíes el W-9 completo al IRS. Recuerda que se puede mandar electrónicamente o en papel.

¿Por qué es importante proporcionar información precisa en el Formulario W-9?

El Formulario W-9 ayuda a validar el ITIN del proveedor y otros detalles con los registros del IRS. La precesión de la información que proporcionas en el W-9 reduce el riesgo de informar errores que podrían generar avisos o sanciones del Servicio de Rentas Internas.

¿Cuál es la fecha límite para enviar el Formulario W-9?

Aunque no existe una fecha límite para enviar el Formulario W-9, es más fácil completarlo y presentarlo antes de recibir el primer pago. De esta manera no tendrás problemas para obtener la información requerida durante la temporada de impuestos.

Conclusiones

Se necesita un Formulario W-9 cuando la empresa le paga a un profesional independiente, contratista independiente o trabajador autónomo $600 dólares o más en un año. El propósito de un Formulario W-9 es crear un registro oficial de una relación comercial entre una empresa y un individuo que no es un empleado regular.

El W-9 es un registro del proveedor que tiene su información de identificación del contribuyente, lo que facilita la creación de un Formulario 1099 y la presentación de impuestos durante el periodo establecido por el IRS.

Fuentes del artículo

• IRS: Información sobre el Formulario W-9 (sp), Solicitud y Certificación del Número de Identificación del Contribuyente
• Tipalti: What is a W9 Form and How Do You Fill One Out?
• TurboTax: Form W-9 – What Is It and How Is It Used?
• Deel: What is IRS Form W-9
• Krost: Navigating Tax Compliance: The Significance of Form W-9 and Best Practices